Ключові тези:
- До 10 червня українцям рекомендують оцифрувати трудові книжки та інші документи, що підтверджують стаж, особливо якщо він був набутий до 2004 року і ще не відображений в електронних реєстрах.
- Штрафів за неоцифровані трудові книжки наразі немає, однак відсутність електронних даних може ускладнити підтвердження стажу в разі втрати або пошкодження паперових документів.
Уже 10 червня завершується встановлений Кабінетом Міністрів України дедлайн з оцифрування трудових книжок. Розповідаємо, кому потрібно насамперед поспішити та чи можна втрати страховий стаж, якщо не встигнете подати свою книжку в Пенсійний фонд.
Вам буде цікаво: Частину стажу після оцифрування можуть не врахувати: як це перевірити
Навіщо оцифровувати трудові книжки
Оцифрування трудових книжок потрібне, щоб зберегти весь трудовий стаж. Адже лише наявність усієї інформації про стаж в електронних реєстрах гарантує його зарахування в разі втрати чи пошкодження паперової версії.
Хто має оцифрувати трудові книжки
Насамперед оцифрувати трудові книжки мають ті, у кого є стаж, набутий до 1 січня 2004 року — до цієї дати відомості не фіксувались автоматично в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Окрім цього, важливо оцифрувати інші документи, які підтверджують стаж:
- документи про навчання (дипломи, свідоцтва), якщо період навчання зараховується до стажу;
- військовий квиток або довідки про проходження військової служби;
- свідоцтва про народження дітей (для підтвердження періодів догляду за дитиною);
- документи про зміну прізвища (свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені);
- довідки про роботу, якщо в трудовій книжці є неточності або відсутні записи;
- документи про пільговий стаж (робота в шкідливих умовах, на підземних роботах тощо);
- архівні довідки про роботу на підприємствах, які вже ліквідовані;
- документи про роботу за кордоном, якщо міжнародний договір дозволяє зарахувати цей стаж.
Як оцифрувати трудові книжки
Оцифрувати трудову книжку може як роботодавець, так і сам працівник. Подати книжку та інші документи на оцифрування можна через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для цього потрібно:
- Авторизуйтесь в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).
- У розділі “Комунікації з ПФУ”, оберіть вкладку “Відомості про трудові відносини”.
- Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
- Прикріпіть скановані копії необхідних документів та натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.
- З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі “Мої звернення”.
Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:
- мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
- збережені у форматах JPG або PDF;
- розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
- рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
- назви мають відповідати виду відсканованого документа.
Чи будуть штрафи за неоцифрування трудових книжок
Наразі штрафи за неоцифровані трудові книжки не передбачені. Оскільки чимало людей не встигли оцифрувати документи, у тому числі у зв’язку з воєнним станом у країні, перебуванням на тимчасово окупованих територіях чи вимушеному переїзді як в інші регіони, так і за кордон, ймовірно, що період для оцифрування трудових книжок можуть подовжити.
Читайте також:
