- Правлінням Пенсійного фонду прийнято документи, що регулюють порядок подання відомостей для створення електронних трудових книжок. Зокрема, у березні 2021 року було прийнято одну, основну постанову. А 1 червня цього року прийнято додаткову постанову «Про порядок та черговість надання відомостей для створення електронних трудових книжок» №8-3, яка передбачає низку нюансів.
- Перехід до повного електронного обліку стажу становить п’ять років – починаючи з 10 червня 2021 року до 2026 року. При цьому встановлюється черговість. Раніше відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця можна було надати в електронній формі у будь-який період – протягом п’яти років. Наразі першочергове право на надання таких відомостей мають особи, яким до пенсії за віком залишилося не більше двох років та мають стаж до 1 липня 2000 року.
- Дані для створення електронного запису потенційний пенсіонер може подати не лише через електронний портал, а й звернувшись особисто до Пенсійного фонду.
- Відомості про трудову діяльність можна подати повторно – для виправлення помилки, якщо виявлено неправильний або неточний запис про періоди роботи за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року, або у разі створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подається титульна сторінка та сторінки зі змінами.
- У деяких випадках відомості мають подаватися страхувальником на веб-порталі електронних послуг – з обов’язковим накладенням електронного підпису (ЕП) на кваліфікованому сертифікаті ЕП. Це пов’язано, наприклад, з відсутністю у реєстрі застрахованих осіб відомостей про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, зупинення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну рангу, розряду, класу, звання, категорії тощо. Наразі подання таких відомостей здійснюється відділом кадрів через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду – у вигляді XML-файлу (таблиця з відомостями про трудову діяльність працівника). Це стосується періодів роботи із 10 червня 2021 року. За періоди до зазначеної дати відомості подаються шляхом прикріплення відсканованих документів.
Слід зазначити, що до 2026 року використання паперових трудових книжок має бути повністю скасовано.
Сергій Коробкін, незалежний консультант