Роздрукований електронний документ: коли має юридичну силу, а коли — ні

Ключові тези:

• Роздрукована на папері копія електронного документа юридично не є його оригіналом — юридичну силу має лише сам електронний примірник із обов’язковими реквізитами.
• Створення електронного документа офіційно завершується моментом накладення електронного підпису або спеціальної електронної печатки.
• Якщо автор створював одночасно електронний і паперовий документи з ідентичним змістом, обидва вони набувають статусу оригіналів.
• Законом прямо заборонено використовувати електронні документи як оригінали для низки паперів, зокрема свідоцтв про право на спадщину.

Також цікаво: У Дії з’явилося понад 40 нових послуг: які виплати, документи та сервіси вже доступні

Коли електронний документ вважається оригіналом

Як зазначають податківці, згідно зі статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV, електронним визнається документ, дані в якому зафіксовані у вигляді цифрової інформації. Його можна зберігати, пересилати та виводити на екран чи папір для зручного читання людиною.

Оригіналом електронного документа вважається той екземпляр, який містить усі необхідні реквізити, головним із яких є електронний підпис автора (або прирівняний до власноручного). Якщо файл пересилали кільком адресатам чи копіювали на різні носії, кожен із таких електронних примірників законодавчо визнається рівноцінним оригіналом.

Водночас цифрова система має гарантувати можливість перевірити цілісність та справжність файлу. Роздруківка може використовуватися для візуального ознайомлення, але сама по собі вона не замінює цифровий оригінал.

Які документи не можуть бути електронними оригіналами

Закон №851-IV встановлює чіткі винятки. Електронний документ не може застосовуватися як оригінал у таких випадках:

• для свідоцтв про право на спадщину;
• для документів, які за законами України мають існувати виключно в єдиному паперовому чи оригінальному примірнику (якщо немає централізованого державного сховища таких файлів);
• в інших передбачених законодавством ситуаціях.

У Податковій службі наголошують: визначальними для визнання документа є форма його створення, наявність дійсного електронного підпису та технічна можливість підтвердити його справжність. Наявність лише паперової роздруківки без цифрового підґрунтя не дає підстав для прийняття документа в облік.

Читають зараз:

• Для водіїв із правами, виданими до 2013 року, зробили важливе уточнення
• Не лише для перельотів: 3 причини вмикати авіарежим на телефоні щодня