Кому треба оцифрувати трудову книжку першочергово та коли знадобляться свідки для підтвердження стажу

Ключові тези

• Оцифрування першочергово необхідне тим, хто працював до 1 січня 2004 року.
• Подати скан-копії може як сам працівник, так і його роботодавець через вебпортал ПФУ.
• У разі знищення книжки через війну стаж можна підтвердити за допомогою свідків або архівних довідок.
• Офіційний перехідний період триває до 10 червня 2026 року, проте можливість оцифрування залишиться і пізніше.

Також цікаво: Проблеми з електронними трудовими книжками: чому стаж можуть “не побачити”

Кому та навіщо потрібно переходити на «цифру»

Як зазначає заступниця голови правління ПФУ Ірина Ковпашко в інтерв’ю РБК-Україна, електронна трудова книжка – це насамперед страховка від втрати чи пошкодження паперового документа. Особливу увагу на оцифрування слід звернути громадянам, які розпочали трудовий шлях до 2004 року. Дані про роботу після цієї дати вже містяться у реєстрах завдяки сплаті страхових внесків, а от старіші записи потребують ручного перенесення в систему.

Як подати та перевірити документи

Завантажити скан-копії можна самостійно через особистий кабінет на порталі portal.pfu.gov.ua. Для перевірки статусу оцифрування необхідно зайти у розділ «Електронна трудова книжка». Там доступні дві вкладки: «Скан-копії», де відображаються завантажені файли, та «Відцифрована ЕТК», де можна побачити вже оброблений результат. Можливо ваш роботодавець вже зробив це. Якщо так, дані буде видно в електронному кабінеті.

Особливості підтвердження стажу для ФОП

Для підприємців стаж після 1 січня 2004 року обчислюється автоматично на основі Реєстру ПФУ. Якщо діяльність велася раніше, для підтвердження підійдуть:

• Квитанції та платіжні доручення про сплату внесків.
• Свідоцтва про сплату єдиного податку.
• Спеціальні торгові патенти.

Що робити, якщо трудова книжка знищена

Якщо документи залишилися на окупованих територіях або були знищені під час бойових дій, закон передбачає альтернативні способи. Окрім виписок із наказів чи особових рахунків, дозволяється залучення щонайменше двох свідків. Це мають бути ваші співробітники у спірний період з власними документами, що підтверджують роботу на підприємстві.

Чи покарають за недотримання терміну 10 червня

Пенсійний фонд продовжить приймати та обробляти скановані копії трудових книжок і після 10 червня. Подати документи для врахування стажу можна буде у будь-який зручний час.

Оцифрування трудової книжки є важливим кроком для автоматичного призначення пенсії у майбутньому. Попри наявність процедур підтвердження стажу через свідків чи довідки, наявність цифрової копії надійно захищає права працівника від будь-яких форс-мажорних обставин.

Читають зараз:

• Стаж підтверджуватимуть по-новому: ухвалено закон стосовно трудових книжок
• Не лише трудова книжка: які ще документи доведеться оцифрувати і чому