Проблеми з електронними трудовими книжками: чому стаж можуть “не побачити”

Ключові тези:

• Електронні трудові книжки не вирішили проблему зі стажем: навіть після оцифрування можливі зникнення даних, помилки та вимоги додаткових довідок.
• Формальні неточності в трудовій (помилки в ПІБ, датах, записах) часто стають причиною відмови у зарахуванні стажу, хоча суди здебільшого стають на бік працівників.
• Щоб не втратити стаж, потрібно заздалегідь перевірити документи, зберігати підтвердження роботи та не відмовлятися від паперової трудової книжки.

Раніше ми розповідали, чому в країні дедалі більше літніх людей, які працюють.

Трудова книжка – головний документ, який підтверджує стаж. І хоча держава перевела ці дані в електронний формат, проблем менше не стало, пише Kadroland.

Із 10 червня 2021 року в Україні запрацював електронний облік трудової діяльності. Всі записи поступово переносять у державний реєстр. Завершити оцифрування планують до 10 червня 2026 року.

Основні проблеми: що йде не так

1. “Зникнення” електронних книжок: іноді вже сформована ЕТК просто зникає з особистого кабінету, такі випадки не поодинокі.
2. Людський фактор: навіть якщо документи завантажені, їх перевіряють люди. І тут виникають класичні проблеми:

• помилки в імені чи прізвищі;
• відсутність записів про зміну прізвища;
• неточні дати;
• виправлення або різний колір пасти;
• відсутність нумерації записів.

Усе це формально порушує правила ведення трудових книжок і може стати причиною відмови.

3. Додаткові довідки: навіть якщо вся інформація вже є в електронному кабінеті, Пенсійний фонд може вимагати додаткові підтвердження.

Що кажуть суди: важливі висновки

Судова практика в Україні здебільшого на боці людей. Ключові позиції такі:

• відповідальність за правильність ведення трудових книжок несе роботодавець, а не працівник;
• формальні помилки не можуть бути підставою для відмови у зарахуванні стажу;
• головне – сам факт роботи, а не ідеальність записів;
• за відсутності записів стаж можна підтвердити іншими документами (відомості про зарплату, накази, довідки).

Але навіть виграний суд – не гарантія. За даними уряду, кількість судових рішень щодо пенсій за 5 років зросла у понад 26 разів до сотень тисяч. І далеко не всі вони швидко виконуються. Загальна заборгованість складає десятки мільярдів гривень.

Що робити вже зараз: практичні поради

Щоб уникнути проблем у майбутньому, варто діяти наперед.

Перевірте свою трудову книжку: чи правильно записані ПІБ, чи є всі дати та підписи, чи чіткі печатки.

Зберіть додаткові документи: копії наказів про прийняття/звільнення, довідки з підприємств, архівні документи.

Не викидайте паперову трудову: навіть якщо все є в електронному вигляді, паперовий документ може стати вирішальним.

Чи буде простіше: що зміниться

У квітні 2026 року ухвалено законопроєкт, який має змінити правила гри. Головне нововведення: якщо дані вже є в державних електронних реєстрах – вимагати додаткові довідки заборонено.

Також Пенсійний фонд зобов’яжуть:

• допомагати людям у зборі документів;
• пояснювати, як підтвердити стаж;
• у разі відмови чітко інформувати про подальші кроки.

Читайте також:

• Плюс 1038 гривень до пенсії: кому держава «доплатить за материнство» у 2026 році
• Перерахування виплат пенсіонерам, що працюють: нові зарплати врахують не всім