Оцифрування трудових книжок: з’явилося важливе уточнення

Ключові тези:

• До 10 червня українці повинні оцифрувати трудові книжки, щоб захистити свій трудовий стаж від втрати через пошкодження або втрату документів.
• Оцифрувати книжку можна самостійно через вебпортал Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису, завантаживши скан-копії документів.

До 10 червня цього року українці мають оцифрувати трудові книжки, щоб уникнути ризиків втрати трудового стажу.

Про це нагадують у Головному управлінні Пенсійного фонду України в Миколаївській області.

Раніше ми розповідали, що робити, якщо немає документів про стаж.

Саме оцифрування трудових книжок убезпечить її власника від втрати трудового стажу через пошкодження чи втрату документа. Доводити ж наявність трудового стажу без трудової книжки може бути досить важко. А “втрачені” роки можуть суттєво занизити розмір пенсії.

Хто має оцифрувати трудову книжку

Насамперед потрібно поспішити оцифрувати трудові книжки таким категоріям громадян:

• тим, кому до виходу на пенсію за віком залишилося два і менше років;
• тим, хто має стаж  до 1 липня 2000 року;
• тим, у кого від березня починається відпустка для догляду за дитиною, призупинено дію трудового договору чи хто йде в тривалу (понад місяць) неоплачувану відпустку.

Як оцифрувати трудову книжку

Оцифрувати трудову книжку може не лише роботодавець, а й сам працівник. Для цього:

1. Авторизуйтеся в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду через кваліфікований електронний підпис (КЕП).
2. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберітьвкладку «Відомості про трудові відносини».
3. Заповніть загальні дані та надати згоду на передання та оброблення персональних даних.
4. Прикріпіть скановані копії необхідних документів та натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ». Документи мають відповідати таким вимогам:

• містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назву, серію та номер, дату видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
• бути збереженими у форматах JPG або PDF;
• не перевищувати 1 МБ;
• якість сканування має становити 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
• назви мають відповідати виду відсканованого документа.

5. З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

Читайте також:

• Дедлайн близько: як оцифрувати трудову книжку у 2026 році (відеоінструкція)
• Як зробити КЕП за 5 хвилин та як його використовувати – повна інструкція для пенсіонерів (відео)