Чи може дружина оцифрувати трудову книжку за чоловіка: роз’яснення юристки

Ключові тези:

• Подати дані для оцифрування трудової книжки може лише її власник, адже подання потребує особистої авторизації через КЕП, Дію або BankID.
• Технічно допомогти зі скануванням може будь-хто, але офіційне завантаження документів можливе тільки з використанням особистого електронного підпису власника.
• Інша особа може подати документи лише за довіреністю, оформленою в консульстві або в нотаріуса; передача КЕП і пароля третім особам є незаконною.

Раніше ми розповідали, як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв Пенсійний фонд України.

Іноді виникають потреба доручити іншій особі оцифрувати трудову книжку, наприклад, чоловік може довірити цю справу дружині. Чи можна так чинити, пояснила юристка компанії «Максим Боярчуков і Партнери» Ірина Заквацька, пишуть Факти.

Хто має право подавати дані на оцифрування

Перенесення інформації з паперової трудової книжки до електронної форми відбувається через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду — portal.pfu.gov.ua. Подати дані може лише та людина, якій належить трудова книжка. Для цього потрібна авторизація одним з таких способів:

• кваліфікований електронний підпис (КЕП);
• Дія;
• BankID

Після входу в кабінет користувач завантажує скановані сторінки книжки й підписує їх своїм електронним підписом.

Юристка наголошує: відсканувати сторінки технічно може будь-хто, якщо власник книжки не заперечує. Але офіційно подати документи здатна лише сама людина, адже система не приймає файли без її особистого підпису.

Вхід до електронного кабінету — це індивідуальна ідентифікація. Передача своїх даних іншій особі або використання чужого КЕП вважається порушенням правил захисту персональних даних.

Якщо дружина за кордоном: чи може чоловік зробити це за неї

Чоловік не може самостійно подати документи, якщо у нього немає офіційних повноважень. Навіть перебуваючи за кордоном, власниця книжки повинна:

• зайти в свій кабінет на порталі — якщо має КЕП чи доступ до Дії; або
• оформити довіреність на чоловіка чи іншу особу.

Передавати файли КЕП і пароль третім особам — незаконно та небезпечно. Усі дії, виконані з таким підписом, матимуть юридичні наслідки для власниці.

Якщо людина тимчасово не може подати документи особисто, вона має право уповноважити представника. У довіреності слід прямо прописати, що представник може подавати документи до Пенсійного фонду, зокрема й скановані копії трудової книжки.

Таку довіреність можна:

• посвідчити в українському консульстві за кордоном;
• оформити у нотаріуса в країні перебування.

З цією довіреністю представник подає паперові документи у сервісному центрі Пенсійного фонду.

Читайте також:

• Чи потрібно працюючому пенсіонеру сканувати трудову книжку, щоб не втратити стаж
• Як швидко перевірити дані трудової книжки після оцифрування на порталі ПФУ