Паперова чи електронна?
– Наразі трудова книжка існує і в паперовому, і в електронному вигляді. Так буде лише до 10 червня 2026 року, – зазначає Тетяна Дейко. – Річ в тому, що 10 червня 2021 року в Україні офіційно стартував перехідний період на електронні трудові книжки. З цього часу дані про роботу зберігатимуться лише в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Електронна трудова книжка формується у цьому реєстрі й доступна на порталі Пенсійного фонду. Вона складається з:
- оцифрованої паперової трудової книжки або її сканкопій;
- повідомлень про прийняття на роботу;
- даних із зарплатних відомостей.
Зазначу, що турбуватися про оцифрування не потрібно особам, яким вже нараховано пенсійне забезпечення.
Як оцифрувати трудову книжку
– Для оцифрування лишається трохи більше року, – розповідає інспекторка. – Оцифруванням може займатися як роботодавець, так і сам працівник через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду або у відділенні ПФУ.
Після надсилання відсканових копій паперових трудових книжок до ПФУ проводиться детальний аналіз записів, які містяться у паперовій трудовій книжці, щодо можливих помилок.
Якщо у ПФУ виникли зауваження, то вони надходять до вашого особистого кабінету або кабінету роботодавця, залежно від того, хто саме відправляв ці відомості на опрацювання. Ці зауваження потрібно виправити.
Щоб уникнути помилок, Пенсійний фонд рекомендує уважно переглянути трудову книжку перед подачею сканованих копій для оцифрування. Оглянути титульну сторінку (чи є всі записи, чи правильно вказані дані, чи є печатка і підпис).
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: якщо в ці дані вносилися виправлення, то на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має бути інформація про документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
Усі записи про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинні мати таку інформацію:
- дати початку (закінчення) роботи;
- повне найменування підприємства, організації або установи (у записі про прийняття на роботу);
- назва посади або професії;
- номери і дати наказів про прийняття (звільнення).
Записи про звільнення мають бути засвідчені печаткою (за наявності).
Що робити з помилками?
Певні труднощі можуть виникнути, якщо були допущені помилки під час оформлення трудової книжки.
Основні помилки при оформленні титульної сторінки:
- невідповідність персональних даних людини даним її паспорта;
- відсутність особистого підпису або печатки підприємства, яке оформило книжку;
- некоректний запис щодо зміни прізвища.
Виправити ці помилки можна, звернувшись з документом, який посвідчує особу, до відділу кадрів підприємства, де працюєте зараз.
Чимало помилок існує й у записах про роботу:
- відсутність дати або номерів наказів про прийняття (переведення, звільнення) на роботу;
- нечітка печатка підприємства або її відсутність;
- відсутність запису про перейменування підприємства;
- некоректні виправлення записів.
- Виправити помилки щодо записів з попередніх місць роботи, – наголошує Тетяна Дейко, – можна, звернувшись до підприємства, яке припустилося помилки. У разі якщо підприємство не працює, необхідно звернутися до його правонаступника або до трудового архіву тієї місцевості, де розташовувалося підприємство.
У більш складних випадках, як-от: підтвердження стажу роботи на тимчасово окупованих територіях або територіях, де ведуться активні бойові дії, слід звернутися по консультацію до ПФУ або адвоката з трудового права.
Зміни у зв’язку з воєнним станом
Єдина суттєва зміна щодо трудових книжок, пов’язана із введенням воєнного стану, – можливість працівника зберігати трудову працівником самостійно, але для цього слід написати заяву відповідного змісту.
- Слід зауважити, що, загалом, паперова трудова книжка може зберігатися на підприємстві лише у тих випадках, якщо працівника було прийнято на роботу до 10 червня 2021 року. Усі, хто влаштовується після цієї дати, зберігають свої паперові книжки самостійно, – розповідає Тетяна Дейко.
При працевлаштуванні у 2025 році працівник лише надає паперову трудову книжку, роботодавець її перевіряє й повертає власнику, не залишаючи на підприємстві.
Втратили трудову: що далі?
– У разі втрати трудової книжки можна оформити її дублікат на підприємстві, де ви працюєте на поточний момент або за останнім місцем працевлаштування (якщо ви наразі не працюєте), звернувшись з відповідною заявою.
Підставами для видачі дублікату трудової книжки можуть бути: втрата трудової книжки, її непридатність для подальших записів або відсутність доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, проведення активних бойових дій (тимчасової окупації території), де працювала особа.
- Працівник, який загубив трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язаний негайно заявити про це за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – у інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку із написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки, – наголошує Тетяна Дейко. – Якщо трудова книжка працівника стала непридатною (обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо), то на першій сторінці такої трудової необхідно зробити напис: «Замість видано дублікат». Лише після цього працівнику видають дублікат трудової книжки.
Для видачі дубліката необхідно зібрати довідки, які підтверджують вашу попередню трудову діяльність (звернувшись до відповідних підприємств, їх правонаступників або до трудових архівів).
Якщо доступ до трудової книжки буде відновлено, записи з дубліката про періоди роботи переносяться у трудову книжку. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», який посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника, а дублікат повертається його власнику.
Поради майбутнім пенсіонерам
Не потрібно чекати дати виходу на пенсію. Почніть готуватися до цього вже зараз. Обов’язково перевірте вашу трудову.
Зверніться до сервісного центру ПФУ, крім оцифрування вашої трудової, вам також укажуть на її недоліки, таким чином на їх виправлення ви матимете більше часу.
Де допоможуть?
Якщо у вас виникають запитання щодо відомостей, записаних у трудових книжках, варіантів їх виправлення тощо, ви маєте можливість звернутися до вказаних організацій:
- Пенсійний фонд України 0 (800) 503-753;
- Державна служба України з питань праці (066) 868-52-20 (Головне управління)
Ольга Магазинська
Читайте також:
