Як оформити пенсію, якщо втрачено документи

Дедалі більше даних перебувають у державних реєстрах в електронному вигляді, і людям це дуже полегшує життя. Але так було не завжди і деякі бюрократичні пережитки минулого продовжують діяти. У певних випадках стаж і зарплату все ще потрібно підтверджувати паперовими документами.

А як бути тим, чиє підприємство було ліквідовано у 90-ті роки, або тим переселенцям, які спішно покинули рідні міста, тікаючи від війни? Такі люди могли втратити свої документи, а фізичного доступу до архівів немає. Але навіть у таких випадках є вихід. Законодавці передбачили майже всі можливі варіанти. Хоча їх не так вже й просто реалізувати на практиці.

Хто має право на пенсію?

Що робити, якщо пенсійний вік близько, а з документами є проблеми? Насамперед треба визначитися з правом на пенсію. Припустімо, ми говоримо про звичайну пенсію за віком – це найпоширеніший приклад. Наразі пенсія за віком призначається і жінкам і чоловікам при досягненні 60 років. Щоб піти на пенсію у цьому віці 2023 року, потрібно мати не менше 30 років загального стажу. Наступного року вимагатимуть вже 31 рік стажу. Планку таким чином підвищуватимуть і надалі – до 2028 року. Якщо людина не має сьогодні 30 років стажу, то пенсію призначать у 63 або навіть 65 років (якщо буде підтверджено наявність хоча б 15 років стажу). З цього випливає, що право на пенсію визначається, перш за все, наявністю стажу. Немає стажу – немає пенсії. А щоб зрозуміти, як підтвердити стаж у разі втрати документів, потрібно, в принципі, знати, як він зараховується.

Стаж після 2004 року: де є інформація?

Абсолютно будь-який стаж, починаючи з 1 січня 2004 року, підтверджується даними персоніфікованого обліку про сплату страхових внесків. Це відомості із реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Дані про офіційну зарплату і сплату страхових внесків усіх людей потрапляють до цього реєстру. Якщо внески із зарплати сплачено до Пенсійного фонду у повному обсязі, то й стаж за відповідні періоди буде автоматично враховано. Таким чином, за періоди роботи після 2004 року трудова книжка ролі в принципі не відіграє. Якщо ви втратили цей документ, але офіційно працювали і справно сплачували податки, то стаж врахують на підставі даних, що вже є в Пенсійному фонді. Отже, за стаж умовно з 2004-го до 2023 року хвилюватися не слід, навіть якщо трудову втрачено. Інше питання, якщо внески не сплачувалися. Немає внесків – немає стажу, навіть якщо людина старанно працювала і має запис у трудовій. Тут є два варіанти: або змиритися і відмовитися від цього стажу і залишитися без пенсії, або добровільно самостійно сплатити страхові внески за роки, яких бракує. Інакше кажучи, докупити стаж.

Стаж до 2004 року: допоможуть архіви і свідки

Якщо говорити про періоди роботи до 2004 року, то тут досі діють старі правила. Такий стаж потрібно підтверджувати паперовою трудовою книжкою та іншими документами. Добре тим, хто оформив електронну трудову книжку. Це, по суті, відскановані дані трудової книжки, які в електронному вигляді відправлено до Пенсійного фонду і внесено до відповідного реєстру. Якщо трудову втрачено, а даних про ваш стаж у Пенсійному фонді ще немає, тоді потрібно шукати інші документи: довідки з місця роботи або з архівних установ. При цьому навчання підтверджується дипломами, служба в армії – військовим квитком тощо. Якщо диплома або військового квитка немає, треба брати довідку з місця навчання і відповідно з військкомату (ТЦК).

Якщо ж трудову втрачено і архівні дані не збереглися, тоді стаж до 2004 року може бути підтверджено на підставі показань свідків. Цей же метод застосовується у випадку, якщо підприємство або архів перебувають на непідконтрольній Україні території або вони постраждали під час бойових дій. Це безпосередньо стосується переселенців. Опитуванням свідків опікуються органи Пенсійного фонду. При цьому не менше двох свідків повинні знати заявника за спільною роботою і мати власні документи за відповідний період роботи.

Про переселенців і пільговий стаж

З пільговим стажем, що дає право на дострокову пенсію, складніше. Річ в тому, що навіть наявність трудової книжки для цього зазвичай є недостатнім. Як правило, для визначення права на пільгову пенсію потрібно надати з підприємства довідку, яка уточнює пільговий характер роботи.

Показаннями свідків такий стаж підтвердити не можна.

Саме для внутрішньо переміщених осіб зроблено послаблення. Їм такий стаж може підтверджуватися вже згаданими даними персоніфікованого обліку (без надання уточнювальної довідки). Але шкідливий стаж за період до 2004 року без документів підтвердити практично неможливо. І хоча уряд останнім часом вніс низку змін до законодавства, це питання так і залишилося невирішеним. Адже саме з Донбасу переселилося багато металургів, шахтарів та інших людей, які працювали на шкідливому виробництві. Доступу до шахт і заводів тепер немає, а деякі архіви на підприємствах зовсім знищено під час бойових дій.

Водночас слід знати, що при обласних управліннях Пенсійного фонду України діють комісії з підтвердження пільгового стажу. Вони за певних умов можуть підтвердити наявність шкідливого стажу, якщо підприємство ліквідовано. Але для цього на комісію треба надати хоча б якісь документи, що підтверджують періоди такої роботи і хоча б опосередковано підтверджують її пільговий характер.

Крім того, на зазначених комісіях можна підтвердити звичайний стаж, якщо людина, яка працювала до 2004 року на території, що зараз перебуває в окупації, має виправлення або неточності у трудовій книжці. Ця додаткова норма запрацювала з 2021 року і також передбачає наявність показань свідків, як і в деяких інших випадках, описаних вище.

Як підтвердити заробітну плату?

Пенсію можуть призначити без даних про зарплату. Але розмір пенсії у такому разі однозначно буде мінімальним. Щоб пенсію збільшити, важливо підтвердити не лише більше стажу, а й наявність хорошої зарплати. За законом, зараз для розрахунку пенсії обов’язково враховується вся зарплата за періоди роботи з 1 липня 2000 року до моменту призначення пенсії. Ці дані, як сказано вище, теж беруться із системи персоніфікованого обліку. Якщо людина щонайменше 5 років легально працювала після зазначеної дати, то зарплату врахують автоматично без жодних довідок. За бажанням призначення пенсії можна також самостійно подати довідку про зарплату за будь-які 5 років поспіль до 2000 року. Це також потрібно зробити, якщо стаж після 2000 року менший за 5 років. Такі довідки беруться за місцем роботи або в архіві. Важливо, щоб збереглися первинні документи, які потім буде зобов’язаний перевірити Пенсійний фонд. Це можуть бути, наприклад, особові рахунки, на підставі яких нараховано зарплату.

Бувають ситуації, коли офіційного стажу після 1 липня 2000 року немає, а зарплату до цієї дати неможливо підтвердити документально взагалі за жодні періоди роботи. На такий випадок діє постанова Кабінету Міністрів від 5 липня 2006 року №919, якою затверджено порядок визначення зарплати для призначення пенсії у разі втрати документів про її нарахування.

Залежно від ситуації порядок передбачає три варіанти вирішення проблеми. Якщо первинні документи про зарплату не збереглися, то при призначенні пенсії можна врахувати:

• розмір середньої заробітної плати за відповідною професією (посадою) на зазначеному підприємстві;
• мінімальну тарифну ставку (посадового окладу) за відповідною або аналогічною професією (посадою);
• мінімальну заробітну плату по країні за відповідний період.

Цей порядок застосовується досить нечасто, оскільки найчастіше людина все-таки може надати зарплату хоча б за якийсь період роботи. Тим більше, якщо ми говоримо про призначення пенсії сьогодні, то очевидно, що у більшості людей все-таки є хоча б якийсь офіційний стаж і зарплата, починаючи з 1 липня 2000 року. Але якщо іншого виходу немає то, звичайно, краще скористатися зазначеним порядком і врахувати при розрахунку пенсії хоча б мінімальну зарплату до 2000 року, ніж врахувати лише стаж.