Ключові тези:
- Неоцифрована трудова книжка не означає втрату стажу, але електронний формат значно зменшує ризики в майбутньому.
- Основні проблеми з оцифруванням виникають через технічні помилки, а не через відсутність стажу.
Читайте також: Страховий стаж у безпеці: в Держпраці назвали ключову умова щодо трудових книжок
На ці та інші актуальні питання відповідає інспекторка з кадрів Тетяна Дейко, пояснюючи позицію Пенсійного фонду України та практичні нюанси, з якими вже стикаються громадяни.
– Пані Тетяно, насамперед, назвіть остаточну дату, до якої потрібно оцифрувати трудову книжку?
– Трудові книжки мають бути оцифровані до 10 червня 2026 року. Наразі, зазначу, що на сайті Верховної Ради зареєстровано законопроєкт, згідно з яким передбачено продовження строку оцифровування трудових книжок на період дії воєнного стану та три роки після його припинення чи скасування. Проте – це лише пропозиції змін, дата оцифрування не змінилася.
– Що буде, якщо не оцифрувати вчасно, чи пропаде стаж?
– У Пенсійному фонді наголошують, що відсутність оцифрованої копії трудової книжки не призведе до втрати стажу. Робота до 2004 року й далі зараховується на підставі паперових документів. Дані після 2004 року автоматично враховуються у державному реєстрі. Проте, своєчасне оцифрування трудової книжки може захистити страховий стаж від утрат. Адже паперові книжки можна загубити, пошкодити. Натомість електронна версія зберігається у державних реєстрах і автоматично інтегрується зі системою Пенсійного фонду України (ПФУ).
– Якщо людина тимчасово не працює, хто має оцифрувати трудову?
– Вона це може зробити самостійно, звернувшися до ПФУ.
– Чи платне оцифрування?
– Ні.
– Коли можуть відмовити в оцифруванні?
– ПФУ називає три основні причини для відмови в оцифруванні. По-перше, технічні помилки при скануванні документів. Зокрема, йдеться про ситуації, коли:
- скановані сторінки не належать заявнику;
- копії зроблено не з оригіналу трудової книжки, а з її ксерокопій або інших неофіційних джерел;
- використовувався чорно-білий формат замість кольорового;
- на сканах обрізані важливі реквізити — дати, номери наказів, назви підприємств, підписи або печатки.
По-друге, порушення вимог до оформлення самої трудової книжки. Наприклад:
- відсутність скан-копії титульної сторінки;
- немає підпису власника трудової книжки або запису про зміну прізвища, імені чи по батькові;
- відсутність печатки організації або підпису відповідальної особи на сторінках із записами.
По-третє, некоректні дані у зверненні: помилки в електронних даних, які вказує заявник під час заповнення звернення. Навіть незначні неточності в особистих даних, серії документа, датах чи інших реквізитах можуть стати причиною скасування. Це пов’язано з тим, що система автоматично звіряє інформацію, і при розбіжностях із даними у скан-копіях, звернення блокується.
– Якщо людина перебуває за кордоном, куди їй звертатися?
– Подати трудову книжку на оцифрування можна онлайн, зокрема, перебуваючи за кордоном. Для цього потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки, на яких було внесено записи.
Скан- копії повинні відповідати таким вимогам:
- виготовлені у кольоровому форматі з оригіналів документів;
- мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
- збережені у форматах JPG або PDF;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
- рекомендована якість сканування — 300 dpi.
ПФУ забезпечує доступ до сервісів на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України з територій дружніх до нашої країни держав.
– Якщо при оцифруванні побачив помилку, а підприємство в окупації або зруйновано?
– Якщо у трудовій книжці є помилки або неточності, їх потрібно виправити до того, як подавати дані для оцифрування. Якщо підприємство зруйновано, потрібно шукати підтверджувальні документи (довідки, виписки з наказів), звертатися до архіву. Якщо підприємство ліквідовано, також треба звернутися до архіву або правонаступника зі проханням надати відповідні документи.
Якщо трудову книжку загублено, зверніться до нового роботодавця для отримання дубліката.
– Як оцифрувати трудову книжку, якщо людина перебуває на окупованій території?
– Основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Якщо в ній є виправлення або недостовірні чи неточні записи про періоди роботи до січня 2004 року, – підтвердженням періодів роботи на тимчасово окупованій території займаються спеціальні комісії. Ці комісії створені при головних управліннях Пенсійного фонду. Для підтвердження періодів роботи на тимчасово окупованій території заявник (або його представник за довіреністю) подає до будь-якого територіального підрозділу ПФУ такі документи:
- заяву про підтвердження стажу роботи;
- трудову книжку;
- інші документи, які підтверджують стаж (довідки, виписки, накази тощо).
У разі, коли документи про наявний стаж неможливо отримати (наприклад, підприємство або його правонаступник на окупованій території або в зоні бойових дій), стаж роботи може бути підтверджено на підставі показань не менш як двох свідків. Ці свідки мають знати заявника по спільній роботі й мати свої документи, які підтверджують їхню зайнятість на тому ж підприємстві. Опитування свідків, які перебувають в Україні, проводить найближче управління Пенсійного фонду за місцем їхнього проживання.
На підставі зібраних документів або свідчень комісія ухвалює рішення — підтвердити стаж чи ні.
– Чи треба оцифровувати трудову пенсіонерам, які продовжують працювати, та тим, хто вже остаточно вийшов на пенсію?
– У даному випадку оцифровувати трудові книжки не потрібно, оскільки працюючим пенсіонерам усі дані про їхній стаж роботи до моменту призначення пенсії чи проведення перерахунку пенсії як працюючому пенсіонеру (провoдиться через кожних два роки роботи) вже враховано при призначенні пенсії.
При цьому, і пенсіонери, і особи, які ще пенсію не отримують, можуть у будь-який час перевірити чи оцифрована їхня трудова книжка і чи всі періоди трудової діяльності враховано, в особистому кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ.
Маєте запитання щодо трудової книжки?
Якщо у вас виникли запитання щодо записів у трудовій книжці, способів їх виправлення, оцифрування чи підтвердження стажу — звертайтеся за консультацією:
- «гаряча лінія» ПФУ – 0 (800) 503-753 (дзвінки безкоштовні);
- телефон Головного управління Державної служби України з питань праці – (066) 868-52-20.
Вас також можуть зацікавити новини:
