Терміни зміняться: в Україні готують важливе рішення по паперових трудових книжках

Ключові тези:

• В Україні зареєстрували петицію з пропозицією продовжити термін оцифрування трудових книжок на весь період воєнного стану та ще на шість місяців після його завершення. Наразі подати скан-копії до Пенсійного фонду потрібно до 10 червня 2026 року.
• Оцифрування трудової книжки особливо важливе для підтвердження стажу, набутого до 2004 року. Подати документи можна самостійно через вебпортал Пенсійного фонду, завантаживши скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки.

В Україні пропонують переглянути строки переходу на електронний облік трудової діяльності та відтермінувати обов’язкове оцифрування паперових трудових книжок. Поки офіційно оцифрування триватиме до 10 червня 2026 року.

Петиція щодо продовження терміну з’явилася на урядовому порталі. У ній пропонується змінити терміни, встановлені Законом №1217-IX, який регулює переведення даних про трудову діяльність працівників в електронний формат.

Вам буде цікаво: Частину стажу після оцифрування можуть не врахувати: як це перевірити

Ініціатива передбачає продовження перехідного періоду на весь час дії воєнного стану, а також ще на пів року після його завершення.

Як зазначає автор петиції, на практиці процес подання сканованих документів супроводжується труднощами. Зокрема, йдеться про недоліки роботи електронних сервісів Пенсійного фонду та недостатню поінформованість користувачів щодо правил подання документів. Через це багато громадян стикаються з проблемами під час завантаження нових файлів, якщо попередні ще перебувають на перевірці.

Окремо автор звертає увагу на те, що Пенсійний фонд не завжди встигає опрацьовувати отримані матеріали в установлені строки.

Крім того, частина працівників нині перебуває за межами України та не може особисто надати трудові книжки для сканування.

Ще однією причиною для продовження перехідного періоду називають необхідність виправлення записів у трудових книжках. Багато роботодавців та працівників змушені уточнювати відомості, додавати пропущені записи або виправляти печатки, щоб уникнути можливих зауважень під час перевірки документів Пенсійним фондом.

Як оцифрувати трудову книжку

Оцифрування трудової книжки потрібне насамперед для стажу, набутого до 1 січня 2004 року. Цей стаж не вносився до електронного реєстру страхових осіб, тож у разі втрати чи пошкодження паперової книги його наявність доведеться доводити. Якщо ж книжка буде в оцифрованому вигляді, увесь стаж зарахується.

Оцифрувати трудову книжку можна самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Для цього потрібно:

1. Авторизуватися в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).
2. У розділі “Комунікації з ПФУ”, обрати вкладку “Відомості про трудові відносини”.
3. Заповнити загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
4. Прикріпити скановані копії необхідних документів та натиснути кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.
5. З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі “Мої звернення”.

Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:

• мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
• збережені у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
• назви мають відповідати виду відсканованого документа.

Читайте також:

• Пенсіонери не доживають до виплат: в Україні з’явився законопроєкт про спадкування боргів ПФУ
• Дедлайн 10 червня: чи згорить ваш стаж і кому терміново треба зацифрувати трудову (відео)