До 10 червня залишилися лічені дні: кому потрібно терміново оцифрувати трудову книжку

Ключові тези:

• До 10 червня українцям рекомендують оцифрувати трудові книжки та інші документи, що підтверджують стаж, особливо якщо він був набутий до 2004 року і ще не відображений в електронних реєстрах.
• Штрафів за неоцифровані трудові книжки наразі немає, однак відсутність електронних даних може ускладнити підтвердження стажу в разі втрати або пошкодження паперових документів.

Уже 10 червня завершується встановлений Кабінетом Міністрів України дедлайн з оцифрування трудових книжок. Розповідаємо, кому потрібно насамперед поспішити та чи можна втрати страховий стаж, якщо не встигнете подати свою книжку в Пенсійний фонд.

Вам буде цікаво: Частину стажу після оцифрування можуть не врахувати: як це перевірити

Навіщо оцифровувати трудові книжки

Оцифрування трудових книжок потрібне, щоб зберегти весь трудовий стаж. Адже лише наявність усієї інформації про стаж в електронних реєстрах гарантує його зарахування в разі втрати чи пошкодження паперової версії.

Хто має оцифрувати трудові книжки

Насамперед оцифрувати трудові книжки мають ті, у кого є стаж, набутий до 1 січня 2004 року — до цієї дати відомості не фіксувались автоматично в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Окрім цього, важливо оцифрувати інші документи, які підтверджують стаж:

• документи про навчання (дипломи, свідоцтва), якщо період навчання зараховується до стажу;
• військовий квиток або довідки про проходження військової служби;
• свідоцтва про народження дітей (для підтвердження періодів догляду за дитиною);
• документи про зміну прізвища (свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені);
• довідки про роботу, якщо в трудовій книжці є неточності або відсутні записи;
• документи про пільговий стаж (робота в шкідливих умовах, на підземних роботах тощо);
• архівні довідки про роботу на підприємствах, які вже ліквідовані;
• документи про роботу за кордоном, якщо міжнародний договір дозволяє зарахувати цей стаж.

Як оцифрувати трудові книжки

Оцифрувати трудову книжку може як роботодавець, так і сам працівник. Подати книжку та інші документи на оцифрування можна через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для цього потрібно:

1. Авторизуйтесь в особистому кабінеті через кваліфікований електронний підпис (КЕП).
2. У розділі “Комунікації з ПФУ”, оберіть вкладку “Відомості про трудові відносини”.
3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
4. Прикріпіть скановані копії необхідних документів та натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.
5. З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі “Мої звернення”.

Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:

• мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
• збережені у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
• назви мають відповідати виду відсканованого документа.

Чи будуть штрафи за неоцифрування трудових книжок

Наразі штрафи за неоцифровані трудові книжки не передбачені. Оскільки чимало людей не встигли оцифрувати документи, у тому числі у зв’язку з воєнним станом у країні, перебуванням на тимчасово окупованих територіях чи вимушеному переїзді як в інші регіони, так і за кордон, ймовірно, що період для оцифрування трудових книжок можуть подовжити.

Читайте також:

• Пенсіонери не доживають до виплат: в Україні з’явився законопроєкт про спадкування боргів ПФУ
• Дедлайн 10 червня: чи згорить ваш стаж і кому терміново треба зацифрувати трудову (відео)