Без цього не починайте: як підготувати документи до оцифрування трудової книжки

Ключові тези:

• Перед оцифруванням трудової книжки обов’язково слід провести аудит: перевірити правильність особистих даних, підписів, печаток і коректність усіх записів без скорочень та помилок.
• Усі записи про прийняття, переведення та звільнення мають містити повні реквізити (дати, назви підприємств, посади, накази) та відповідати вимогам законодавства.
• До електронної трудової книжки можна додавати додаткові документи, а перевірити результат оцифрування можна онлайн через сервіси Пенсійного фонду України.

Раніше ми розповідали про дедлайн 10 червня: чи згорить ваш стаж і кому терміново треба зацифрувати трудову (відео).

Головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області дає поради, з чого почати підготовку до оцифрування трудової.

Перший крок – аудит трудової книжки. Перед скануванням потрібно переконатися, що всі записи внесені правильно, без скорочень і неточностей. Особливу увагу варто приділити титульній сторінці: прізвище, ім’я та по батькові мають бути зазначені повністю. Якщо прізвище змінювалося, попередній запис має бути акуратно закреслений, а новий внесений із посиланням на документ-основу, його номер і дату.

Не менш важливо перевірити наявність підписів – як власника, так і відповідальної особи підприємства – а також печатки установи.

Перевірка записів про роботу

Розділ із відомостями про трудову діяльність також потребує уважного перегляду. У кожному записі повинні бути:

• точна дата прийняття або звільнення;
• повна назва підприємства;
• назва посади;
• реквізити наказу (номер і дата).

Якщо компанія змінювала назву, це має бути окремо зафіксовано із зазначенням відповідного документа. Записи про звільнення повинні відповідати формулюванням законодавства та бути завірені печаткою.

Які документи можна оцифрувати

Для формування електронної трудової книжки підходять не лише записи з основного документа. До системи окрім трудової книжки можна додати:

• документи про освіту;
• військовий квиток;
• свідоцтво про народження дитини (актуально для жінок);
• трудові договори;
• довідки про стаж у разі відсутності трудової книжки.

Це дозволяє максимально повно відобразити трудову діяльність.

Де перевірити електронну версію

Після завантаження документів дані стають доступними онлайн. Переглянути свою електронну трудову книжку можна:

• в особистому кабінеті на порталі Пенсійний фонд України;
• у мобільному застосунку Пенсійного фонду.

У розділі «Електронна трудова книжка» відображаються як внесені дані, так і сканкопії документів, на основі яких сформовано записи.

Чому це важливо

Якісно підготовлені та перевірені документи є запорукою того, що ваш страховий стаж буде враховано коректно. Помилки або неточності можуть призвести до затримок у призначенні пенсії або необхідності додаткових перевірок. Тому краще витратити трохи більше часу на аудит, ніж потім виправляти недоліки.

Читайте також:

• Без записів у трудовій: Рада спростила підтвердження стажу
• Ці 6 помилок у трудовій книжці можуть залишити вас без стажу: перевірте записи вже сьогодні