Уявіть ситуацію – ви за кордоном. Вам треба терміново оформити соціальну допомогу або продовжити виплату української пенсії. Ви приносите документи, а вам кажуть: “Ми не можемо їх прийняти, бо апостиль на документах недійсний”. І ви залишаєтеся без грошей у чужій країні. Неприємно? Це найменше, що можна сказати в такій ситуації.
Раніше ми розповідали, що частину закордонних паспортів оголосили недійсними: кому потрібно замінити документ.
Від 1 лютого 2026 року Україна повністю змінила правила гри у сфері легалізації документів.
Старі правила скасовано. Вступає в дію абсолютно новий Порядок, затверджений Мін’юстом.
І ці зміни – вони не просто “косметичні”. Це фактично тектонічний зсув.
Тому що змінюється майже все:
- по-перше – ціна – і вона вам не сподобається.
- змінюється саме ставлення до старих документів. Зелену “книжечку” з СРСР, свідоцтво про народження, можна вже умовно викидати на смітник, адже ставити штамп апостиля на неї, скоріш за все, відмовляться.
Сьогодні ми розкладемо всі ці зміни по поличках
- Кому та на яких документах потрібен апостиль?
- Скільки доведеться витратити на легалізацію документів?
- і Чому не можна ламінувати документи?
Що таке “електронний апостиль” і навіщо він потрібен
Почнемо з основ.
1 лютого 2026 року набрав чинності Наказ Міністерства юстиції № 3177/5. Цей документ скасував старі порядки, які діяли від 2015 року.
Головна новина: Україна перейшла на Електронний реєстр апостилів ЕРА.
Електронний реєстр апостилів ЕРА
Раніше було так: сидів собі чиновник, ставив штампи, розписувався та десь у журналі робив запис ручкою. Звісно, це величезний простір для махінацій. Штамп можна поставити “заднім числом”, за бажанням, можливо, навіть, і підпис підробити.
Тепер – все. Лазівка закрилася.
Від 1 лютого процес виглядатиме так:
- Ви приносите документ.
- Чиновник вносить дані в комп’ютерну систему.
- Система сама перевіряє зразки підписів суддів чи нотаріусів, адже всі вони вже є в цифровій базі.
- Якщо все добре, система генерує унікальний номер і QR-код.
Чому це важливо для юристів зрозуміло, але навіщо це нам, простим людям?
Головне – безпека та швидкість. Раніше, якщо іноземний чиновник сумнівався у вашому документі, він писав паперовий запит до України. А вам залишалося лише чекати, іноді – місяцями. Тепер німецький, польський чи італійський посадовець просто наводить сканер на QR-код на вашому апостилі та миттєво потрапляє на сайт Мін’юсту України. Там він бачить: “Так, цей документ справжній, виданий Дмитру Петренко”. Все! На все-про все – хвилина-дві.
Правило “Трьох днів”
Ще одна шикарна новина, про яку вам треба знати. Новий порядок запроваджує жорсткий регламент. Термін розгляду вашої заяви – не більше 3-х робочих днів.
Це означає, що лічильник вмикається автоматично в момент реєстрації заяви в системі. Чиновник вже не може сховати вашу справу “в стіл” і сказати “приходьте через тиждень”. Система буде світитися червоним, якщо він прострочить дедлайн. Тому, якщо ви плануєте поїздку, ви можете чітко розраховувати час: подали в понеділок – у четвер гарантовано отримаєте результат – або штамп, або офіційну відмову, якщо є якісь проблеми з документом.
Скільки коштує апостиль
Дотепер держмито за один апостиль було лише 51 грн, тобто три неоподатковувані мінімуми доходів громадян. Але тепер держава прив’язала його вартість до прожиткового мінімуму. Це означає, що ціна буде рости щороку автоматично, разом із соцстандартами.
Тепер порахуємо. Прожитковий мінімум для працездатних осіб на 1 січня 2026 року – 3 328 гривень. Для нас, фізичних осіб, формула така:
3 328 грн × коефіцієнт 0,2 = 665,6 грн
За правилами округлення, офіційна ціна штампа – 670 гривень. І це вартість одного папірця.
Посвідчення, що ти живий: як не втратити пенсію
Цей блок – найважливіший для тих, хто вже за кордоном і отримує там пенсію. Ви знаєте, що Пенсійні фонди – дуже люблять перевіряти, чи жива людина, якій вони платять гроші.
Наш ПФУ – не виключення, він вже “наробив нервів” багатьом пенсіонерам зі своєю ідентифікацією.
За кордоном теж є подібна процедура, називається Proof of Life або “Посвідчення факту, що особа є живою”. Раніше, наприклад, у Фінляндії місцевий орган Kela сам робив запити. Тепер вони вимагають довідки від нас.
Як же це зробити за новими правилами, щоб не втратити виплати?
Алгоритм такий:
- Ви йдете до нотаріуса або до консула, якщо ви вже за кордоном.
- Він перевіряє ваш паспорт і видає спеціальний бланк: “Я, нотаріус такий-то, посвідчую, що пані Оксана є живою”.
- І ось тут УВАГА! Цей папірець для іноземців – ніщо без апостиля.
- Вам треба поставити апостиль саме на це посвідчення.
Хороша новина в тому, що завдяки Електронному реєстру, український нотаріус може одразу внести дані в систему. І це неабияк пришвидшить процес. Але є нюанс. Якщо ви зробили таку довідку в іноземного нотаріуса, наприклад, у німецького, то й апостиль на неї треба ставити саме в Німеччині! Україна не може апостилювати документи, видані чужими нотаріусами. А якщо ви робите це в нашому консульстві – апостиль взагалі не потрібен, бо консульські документи приймаються за особливою процедурою. Але наша порада – краще все ж таки уточнити ці нюанси в тій країні, де ви будете потім подавати документи.
Головне – не пропустіть терміни. Якщо фонд просить підтвердження до 1 березня, а ви принесете апостиль лише 5 березня – пенсію призупинять. І відновлювати її – це ті ще сім кіл пекла.
Пастка “зелених книжечок” і ламінації
А тепер про документи, видані до початку епохи тотальної цифровізації.
У більшості з нас десь лежить та стара, потерта зелена книжечка – свідоцтво про народження. Можливо, вона навіть у відмінному стані, але! За новим Порядком апостилювання на оригінали документів, видані до 1991 року – а іноді й до 2003 року – апостиль часто не ставлять
Чому? Тому що старі бланки не відповідають сучасним стандартам. На них часто не видно печатки, чорнило вицвіло, або сам папір вже розсипається. Жодний експерт Мін’юсту не візьме на себе відповідальність підтвердити такий документ.
Що робити?
Перш за все не панікувати. Вихід є, але він потребує часу.
- Ви йдете в будь-який РАЦС на території України. Зараз неважливо, де ви прописані.
- Пишете заяву на видання дубліката.
- Платите держмито.
- Вам видають новий документ сучасного зразка.
- І вже на нього ви ставите електронний апостиль.
І ще одне… Якщо ви колись вирішили, щоб краще зберегти документ, закатати його в пластик – на жаль, ви його знищили. На ламінований документ поставити апостиль неможливо. Експерт не може помацати папір, не може перевірити справжність печатки під плівкою. Такі документи однозначно доведеться міняти на дублікати. Навіть не намагайтеся подавати їх – гарантовано отримаєте відмову та змарнуєте час.
Тож проведіть ревізію своєї домашньої теки з документами вже зараз. Краще зробити дублікат завчасно, ніж бігати в паніці за день до від’їзду.
Про те, як має виглядати апостиль і як не потрапити на підробку – у нашому новому відео.
Читайте також:
