Сканування трудових книжок: як правильно передати відомості, щоб стаж зарахували

Ключові тези:

• До 10 червня 2026 року потрібно оцифрувати трудові книжки для збереження страхового стажу.
• Сканувати можна самостійно або через роботодавця та завантажити на портал ПФУ.

До 10 червня 2026 року українцям потрібно відсканувати трудові книжки. І хоча паперові книжки, як і раніше, прийматимуть для підтвердження страхового стажу, електронний варіант — це гарантія того, що стаж буде зарахований навіть при втраті паперового носія. Розповідаємо, як правильно відсканувати електронну книжку.

Раніше ми розповідали, що вартість “прописки” зросла: хто і скільки має заплатити у 2026 році.

Як відсканувати електронну книжку

Відсканувати електронну книжку може як роботодавець, так і сам працівник. Для створення електронного варіанту трудової книжки:

1. Відскануйте всі заповнені сторінки трудової книжки у кольоровому форматі. Рекомендується використовувати роздільну здатність 300 dpi для чітких копій. Просканувати потрібно всі заповнені сторінки розділів: “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” та вкладиші оригіналу трудової книжки.
2. Формат файлів має бути або .jpg (у такому разі скани завантажуються посторінково) або .pdf (у такому разі трудову книжку можна завантажити єдиним файлом), а розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб.
3. Разом з трудовою книжкою відскануйте документи, що підтверджують страховий стаж:

• документи про здобуття освіти;
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• військовий квиток;
• інші документи, які підтверджують періоди роботи, – у разі необхідності.

4. Зайдіть на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду а розділі “Комунікації з ПФУ”, що знаходиться у лівому боковому меню. Там відкрийте вкладку “Відомості про трудові відносини”.

5. Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних. Завантажте кольорові сканкопії сторінок трудової книжки та необхідних документів.

6.  Підпишіть кваліфікованим електронним підписом і натисніть “Відправити до ПФУ”.

Читайте також:

• У яких країнах будуть найкращі умови для українських біженців у 2026 році? (відео)
• Відеоідентифікація пенсіонерів: що робити, якщо вам не зателефонували (відео)