Коли можуть відмовити в оцифруванні трудової книжки

Ключові тези:

• Відмова в оцифруванні трудової книжки найчастіше пов’язана з технічними помилками або неправильно оформленими сканами.
• Навіть дрібні неточності в електронній заяві можуть стати підставою для скасування звернення через автоматичну перевірку даних.

Основні причини відмови в оцифруванні трудової книжки

1. Помилки під час сканування документів

Однією з найпоширеніших підстав для відмови є технічні недоліки скан-копій. Зокрема, ПФУ не приймає документи, якщо:

• відскановані сторінки не належать конкретному заявнику;
• файли створені з ксерокопій, а не з оригіналу трудової книжки;
• сканування виконано у чорно-білому режимі замість кольорового;
• на зображеннях відсутні або обрізані ключові реквізити: дати, номери наказів, назви підприємств, підписи відповідальних осіб чи печатки.

Більше про оцифрування: Електронна трудова замість паперової: чи можуть українці втратити стаж – роз’яснює експерт

Такі недоліки унеможливлюють перевірку достовірності записів про трудовий стаж.

2. Порушення вимог до оформлення трудової книжки

Відмова можлива і через неправильне оформлення самої трудової книжки. Найчастіше проблеми виникають, коли:

• не додано скан титульної сторінки;
• відсутній підпис власника трудової книжки;
• немає запису про зміну прізвища, імені або по батькові;
• на сторінках із записами немає печатки підприємства або підпису уповноваженої особи.

Такі порушення ставлять під сумнів юридичну чинність записів.

3. Помилки в електронному зверненні

Ще одна причина відмови — некоректно заповнені дані під час подання заяви онлайн. Навіть незначні розбіжності в:

• особистих даних;
• серії та номері документа;
• датах прийняття або звільнення з роботи

можуть призвести до блокування звернення. Це пов’язано з автоматичною перевіркою: якщо інформація в заяві не збігається зі скан-копіями, система не пропускає документи далі.

Читайте також:

• Крайній термін оцифрування трудових книжок можуть перенести: на коли та чому?
• Як швидко перевірити дані трудової книжки після оцифрування на порталі ПФУ