Останній шанс оцифрувати трудову книжку: як не залишитися без пенсії

Ключові тези: 

• Українці мають перевести трудові книжки в електронний формат до 10 червня 2026 року
• Дані можна завантажити самостійно через портал Пенсійного фонду або доручити це роботодавцю.
• Прострочення оцифрування може ускладнити отримання пенсії чи соціальних виплат.

Українці мають менше ніж два роки, щоб повністю перейти на електронні трудові книжки. Усі записи з паперових документів потрібно оцифрувати до 10 червня 2026 року. 

Про дедлайн повідомляє Пенсійний фонд України.

Раніше ми розповідали, чи мають право вимагати паперову трудову книжку при працевлаштуванні.

Як перейти на електронну трудову книжку

Для цього існує два варіанти: завантажити відсканований документ через онлайн-портал Пенсійного фонду України (ПФУ) або внести записи вручну. 

Зауважимо, що деякі підприємства вже отримали офіційні нагадування від ПФУ й розпочали централізовану оцифровку документів працівників.

Хто має право оцифровувати трудові книжки

Закон дозволяє передавати дані будь-кому — самому працівнику, його роботодавцю чи представнику. 

Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, процес сканування вважається частиною кадрових процедур і не потребує додаткової згоди працівника.

Порада: Перед завантаженням документів переконайтеся, що записи зроблені коректно, а якість сканів відповідає технічним вимогам.

Як подати дані до ПФУ

Роботодавцям потрібно:

1. Увійти до кабінету страхувальника на порталі ПФУ.
2. Авторизуватися через електронний підпис.
3. У меню вибрати пункт «Комунікації з ПФУ – Відомості про трудові відносини (трудова книжка)».

Працівники можуть зробити це самостійно:

1. Зайти до особистого кабінету на порталі ПФУ.
2. Перевірити наявні дані.
3. Завантажити скани та відправити їх на перевірку.

Що буде якщо трудову книжку не оцифрувати

Штрафів за невчасну оцифровку не передбачено, однак відсутність електронних даних може ускладнити призначення пенсії чи соціальних виплат. 

Тому краще не відкладати справу на потім і перевести трудову книжку у цифровий формат якнайшвидше.

Читайте також:

• Поворот не туди: власників яких автомобілів в Україні знову карають штрафами
• Чи можна не платити кредит під час війни: пояснення адвокатів