Як зробити сканкопію трудової книжки, щоб її прийняв Пенсійний фонд України

Ключові тези:

• Сканкопії трудових книжок мають бути кольоровими, чіткими та створеними з оригіналів. Формат зображення — JPG або PDF, роздільна здатність 300 dpi, розмір файлу до 1 Мб.
• Подати сканкопії можна одним файлом або окремими сторінками, головне — дотриматися послідовності та допустимого розміру. Якщо файл завеликий, скористайтеся програмами для зменшення обсягу без втрати якості.
• ПФУ приймає лише скани з оригіналів, а не ксерокопій, у правильному форматі. Сканкопії подаються один раз — нові записи вносяться до електронної трудової автоматично.

Раніше ми розповідали, чи потрібно працюючому пенсіонеру сканувати трудову книжку.

Відповіді на найбільш поширені запитання і поради, як все зробити правильно, дає експертка з трудового права, кадрового та військового обліку Яна Ярошенко, пише Кadroland.

Які вимоги до сканкопій трудової книжки?

Відповідно до пункту 5 Порядку № 11-1, скановані копії мають бути:

• у кольоровому форматі з оригіналів документів;
• містити всі сторінки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку;
• бути чіткими і читабельними, з видимими серією, номером та полями документа;
• роздільна здатність — 300 dpi;
• формат зображення — JPG або PDF;
• розмір кожного файлу — до 1 Мб.

Подавати одним файлом чи кожну сторінку окремо?

Можна і так, і так. Якщо подаєте одним файлом, стежте, щоб він не перевищував 1 Мб. За потреби, зменште розмір у спеціальних програмах, але слідкуйте, щоб не втратити якість.

Якщо файл надто «важкий», відскануйте кожен розворот окремо. Називайте файли зрозуміло: наприклад, Yaroshenko_01, Yaroshenko_02.

Чи можна відсканувати ксерокопію трудової книжки?

Ні. Сканкопії приймаються лише з оригіналів документів.

Що означає повідомлення «Файл має невірний формат»?

ПФУ приймає тільки файли у форматах JPG або PDF. Зверніть увагу: система не розпізнає JPEG (з літерою «E»). Якщо бачите таке розширення, конвертуйте файл у формат JPG.

Чи можна сканувати телефоном?

Так, можна. Вимоги до пристрою не встановлені. Головне — щоб сканкопії відповідали технічним вимогам: кольоровий формат, чіткість, допустимий обсяг і правильне розширення файлу.

Чи потрібно сканувати записи після 10.06.2021?

Так. Скануємо всі сторінки, заповнені на момент подання, у тому числі з записами після 10.06.2021. Дублювання даних не відбувається — система оновлює відомості автоматично.

А якщо трудова книжка заведена у 2024 році?

Так само скануємо. Винятків немає.

Чи потрібно сканувати порожні сторінки?

Ні. Порядок № 11-1 вимагає сканувати лише заповнені сторінки — ті, де є записи про прийняття, звільнення, нагороди тощо.

Чи потрібно сканувати нові записи, якщо трудову вже подавали?

Ні. Сканкопії трудової книжки подаються один раз. Нові записи потрапляють до електронної трудової автоматично.

Чим відрізняється сканування від оцифрування?

Сканування — це створення файлів трудової книжки (зображень), які ви надсилаєте на портал ПФУ. Фахівці фонду самі переносять дані до електронної системи.

Оцифрування — коли ви вносите всі записи самостійно в електронну трудову через кабінет страхувальника або працівника, додаючи скани як підтвердження.

Як зрозуміти, що сканкопію прийнято?

Коли у вашому кабінеті на порталі ПФУ з’являється статус «Виконано», це означає, що сканкопії оброблені, а дані про трудову діяльність — актуалізовані.

Перевірте вкладку «Повідомлення» — там можуть бути уточнення або зауваження.

Читайте також:

• Як швидко перевірити дані трудової книжки після оцифрування на порталі ПФУ
• Сім запитань про оцифрування трудових книжок – ви це маєте знати, аби не втратити стаж