Сім запитань про оцифрування трудових книжок – ви це маєте знати, аби не втратити стаж

Ключові тези:

• Електронна трудова книжка — цифровий аналог паперової. У ній зберігаються всі дані про трудову діяльність працівника у Державному реєстрі соціального страхування, що забезпечує надійність та доступність інформації.
• Оцифрувати трудові книжки потрібно до 10 червня 2026 року. Перехід до електронного формату спрощує оформлення пенсій, захищає дані від втрати та дозволяє працівникам контролювати свій стаж онлайн.
• Після оцифрування паперова книжка залишається у працівника. Її можна використовувати й надалі для записів на вимогу, але основні відомості зберігатимуться у цифровій системі Пенсійного фонду України.

Раніше ми розповідали, що чекає українських пенсіонерів у 2026 році.

Головне управління Пенсійного фонду України у Хмельницькій області дало відповіді на сім важливих запитань щодо оцифрування трудових книжок.

1. Що таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог звичної паперової. Усі дані про трудову діяльність працівника зберігаються у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Вона поступово замінює паперову форму обліку стажу.

2. До якої дати потрібно перевести в електронний формат паперові трудові книжки? Для чого це роблять?

Перехідний період триває до 10 червня 2026 року. Його встановлено Законом України №1217-IX від 5 лютого 2021 року. Тобто у працівників і роботодавців було п’ять років, щоб повністю оцифрувати дані. Цілі:

• захист інформації: оцифрування гарантує збереження відомостей про трудовий стаж, навіть якщо паперовий документ втрачено чи пошкоджено;
• спрощення процедур: після переведення книжок у цифровий формат пенсії нараховуватимуться автоматично — без подачі додаткових документів;
• запобігання втраті стажу: дані, внесені до електронного реєстру, не загубляться, а це важливо для правильного розрахунку пенсії;
• прозорість і доступність: усі відомості про стаж можна переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України;
• оптимізація документообігу: після оцифрування паперові книжки повертаються працівникам, а роботодавці звільняються від обов’язку їх зберігати.

3. Що робити з паперовою трудовою книжкою після оцифрування?

Коли Пенсійний фонд внесе дані до електронної системи, роботодавець повертає працівникові паперову книжку під підпис. Працівник може звірити інформацію в онлайн-кабінеті з паперовими записами. Якщо виявлено неточності, потрібно звернутися до органів ПФУ для уточнення.

За бажанням працівника роботодавець і надалі може робити записи у паперовій трудовій книжці — про прийняття на роботу, переведення, звільнення чи заохочення.

4. Якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року?

Після завершення перехідного періоду страховий стаж визначатиметься за даними електронного реєстру. Якщо відомості про певні періоди ще не внесені, стаж підтверджуватиметься паперовою книжкою, яку заявник подає під час оформлення пенсії. Тобто дані не зникнуть, але їхня перевірка може зайняти більше часу.

5. Які дані вносять в електронну трудову книжку?

До електронної трудової книжки вносяться всі відомості, що підтверджують страховий стаж. Це не лише записи з трудової книжки, а й інформація з інших документів:

• трудових договорів,
• військового квитка,
• дипломів про навчання,
• свідоцтва про народження дитини (для жінок),
• довідок про підтвердження стажу тощо.

Усе це регламентує Постанова Кабінету Міністрів України №637 від 12 серпня 1993 року.

6. Хто і як може внести дані?

Дані до електронної трудової книжки може подати:

• працівник — самостійно через вебпортал ПФУ або у найближчому сервісному центрі Фонду;
• роботодавець — через електронний кабінет страхувальника.

Подання відомостей здійснюється в електронній формі з накладанням кваліфікованого електронного підпису. Порядок описано у постанові правління ПФУ від 12 березня 2021 року №11-1 (зі змінами).

7. Як перевірити, чи вашу трудову книжку вже оцифровано?

Зайдіть до свого особистого кабінету на вебпорталі ПФУ і відкрийте розділ «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК».

Тут відображаються всі внесені записи про трудову діяльність.

Читайте також:

• Масштабний перерахунок пенсій у 2026 році: кому підвищать, а хто залишиться без індексації
• Завершується термін оцифрування трудових книжок: чи треба це робити пенсіонерам, які працюють