Не втратьте свій стаж: як оцифрувати трудову книжку самостійно (відео)

Уже зараз миготять новини, про те, що наступного року трудова книжка перестане бути основним документом для підтвердження стажу. А Пенсійний фонд прийматиме тільки електронні документи.

Тож сьогодні ми розберемо:

• Навіщо взагалі потрібна електронна трудова книжка?
• Як можна буде підтвердити свій стаж з 2026 року?
• Як зацифрувати свою трудову книжку онлайн?
• Чи справді можна втратити стаж, якщо не зацифрувати документи про трудову діяльність?

Раніше ми розповідали, які роки не зарахують у стаж у 2025 році.

Електронна трудова книжка – чому вона потрібна

Насправді тривалий час паперова трудова книжка була основним документом, що підтверджував стаж. Але Закон України № 1217-IX від 05.02.2021 вніс зміни до законодавства та перевів облік трудової діяльності в електронну форму. Головна мета – створити єдиний Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду України, який міститиме повну інформацію про трудовий стаж кожного працівника.

І от крайній термін для оцифрування всіх паперових трудових книжок визначений – це 10 червня 2026 року. Після цього довести свій трудовий стаж можна буде лише за даними, що внесені в Реєстр. А до цього часу кожному громадянину України рекомендується перевести свою трудову книжку в цифровий формат.

І от тут ключове слово – рекомендується. Бо хоча основний облік вестиметься саме в електронному вигляді, паперові книжки не втратять своєї юридичної сили.

Отже, зберігайте спокій! Якщо до 10 червня 2026 року не оцифрувати свою трудову книжку, то ніяких страшних наслідків одразу не буде. Цей термін – це просто кінцева дата для внесення даних у Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду самими роботодавцями. Тобто після 10 червня дані будуть вноситися лише на підставі електронних записів.

З усім тим ви все одно зможете самостійно оцифрувати свою трудову книжку, якщо завантажите скан-копії через портал електронних послуг Пенсійного фонду.

Однак, звісно – щоб уникнути зайвого клопоту в майбутньому, краще не чекати ажіотажу та зробити це заздалегідь.

Електронна трудова книжка – поширені запитання

Перед тим як надати повну інструкцію – як зацифрувати трудову книжку, відповім на три найпоширеніші запитання на цю тему.

1. Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після оцифрування? Так, краще її зберігати, оскільки – йди знай – вона ще може знадобитися для підтвердження якихось даних чи у випадку суперечливих ситуацій.
2. Що робити, якщо в трудовій книжці є неточності? От тут варто не відкладати у довгий ящик, а негайно звернутися до Пенсійного фонду з документами, що підтверджують трудову діяльність та виправити помилки.
3. Чи може роботодавець відмовитися приймати паперову трудову книжку після 10 червня 2026 року? Після цієї дати роботодавці повинні будуть вносити інформацію про трудову діяльність своїх співробітників до Реєстру застрахованих осіб виключно в електронній формі. Але ви можете вести також й паперову трудову книжку. За вашим бажанням вам мають її видати протягом 5 днів, але відтоді роботодавець не буде зобов’язаний зберігати її у себе.

Як зробити електронну трудову книжку – покрокова інструкція

Отже, наразі зацифрувати трудову книжку можна двома способами:

• По-перше, найпростіший варіант, якщо ви ще працюєте – зробити це за допомогою роботодавця. Просто передайте свою трудову книжку у відділ кадрів. Там кадровики зроблять скан-копії та самі завантажать їх на портал Пенсійного фонду.
• По-друге, якщо ви вже вийшли на пенсію чи є ФОПом або зараз не працюєте офіційно, завжди це можна зробити самостійно.

Взагалі сам процес зацифрування даних про трудову діяльність доволі простий та досить швидкий. Але до нього потрібно підготуватись заздалегідь та зробити скановані копії паперових документів про стаж.

Потрібно засканувати в кольоровому форматі кожну сторінку трудової книжки – окремо як JPG-файл або зробити повний документ зі всіма сторінками трудової книжки у вигляді PDF-файла. Розмір кожного файлу має не перевищувати 1 Мб.
Можна зробити це за допомогою сканера чи смартфона з гарною камерою. Або просто віднести документи у цифрове бюро, яких багато у кожному місті.

Зверніть увагу! Треба зробити скан-копії зі всіх заповнених сторінок розділів:

• Відомості про роботу,
• Відомості про нагородження,
• Відомості про заохочення,
• та вкладки оригіналу трудової книжки.

Пам’ятайте – це дуже важливо – паперова трудова книжка має бути оформленою відповідно до вимог відповідної Інструкції, затвердженої урядом ще 1993 року.

Ну, і нарешті, сам процес – як зацифрувати трудову книжку, крок за кроком:

• Крок 1. Заходимо на офіційний портал Пенсійного фонду України.

• Крок 2. Тепер треба авторизуватись. Це можна зробити за допомогою електронного підпису КЕП, через Bank ID або за допомогою “Дія.Підпис”.

• Крок 3. Тепер входимо у розділ “Відомості про трудові відносини (трудова книжка)”, не переплутайте – тут трохи вище є схожий за назвою розділ. Деякі поля вже можуть бути заповненими автоматично. Додаємо інформацію, якої не вистачає та тиснемо Продовжити.
• Крок 4. Якщо треба, тиснемо Додати запис, заповнюємо необхідні дані у формі та зберігаємо їх.
• Крок 5. Завантажуємо скан-копії документів, що підтверджують трудову діяльність.
• Крок 6. Тиснемо Підписати та відправити ПФУ.

Ще раз нагадаю – важливо, щоб копії документів були кольоровими. Також варто їх завантажувати у хронологічному порядку – від початку трудової діяльності до останнього запису.

Крім самої трудової книжки, для повноцінного обліку стажу можуть знадобитися скани інших документів, що впливають на пенсійні нарахування. Наприклад,

• дипломи про освіту,
• свідоцтво про народження дитини – для жінок, бо це впливає на стаж,
• військовий квиток тощо.

Після того як ви все завантажили, фахівці Пенсійного фонду перевірять та перенесуть дані в електронний реєстр. А ви отримаєте повідомлення про те, що процес завершено. Крім того, результат опрацювання завжди можна перевірити в режимі перегляду ваших звернень.

Подбайте про своє майбутнє вже зараз, щоб уникнути втрати цінних даних та значно спростити нарахування чи перерахунок пенсії. Зберігайте спокій, адже він вкрай потрібний у наші непрості часи, та найголовніше – бережіть себе та своїх близьких.

Більше – у нашому новому відео.

Вас також можуть зацікавити новини:

• Індексації пенсій проводилися неправильно: тисячам українців можуть перерахувати виплати (відео)
• Пенсіонерам додатково виплатять рекордні суми: хто потрапив до списків (відео)