Хто відповідає за збереження трудових книжок під час війни – роз’яснення юриста

У будь-якій ситуації треба діяти насамперед згідно із законом. Як саме – проконсультував головний юрист П’ятихатського бюро правової допомоги Валентин Косян.

Режим воєнного стану ніяких особливих умов зберігання трудових книжок працівників не визначає . Змін із цього приводу законодавство не містить.

Трудові книжки працівників мають зберігатися на підприємстві. Видавати трудову книжку потрібно обов’язково у разі, якщо працівник звільняється. Це передбачає п. 3 постанови КМУ від 27.04.93 №301 .

Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:

• в особистій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 );

• у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Підстава – пункт 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58 .

Законом “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 – запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Після того, як Пенсійний фонд завершить роботи з включення відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам під підпис. Дані роботи повинні бути виконані протягом 5 років (до 10.06.2026).

Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані у розділі “Відомості про трудові відносини робітника” про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, які також підтверджують стаж (це можуть бути також документи про отримання) освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо). Після подання роботодавцем необхідних даних та завантаження документів Пенсійний фонд проводить перевірку, і у разі відсутності зауважень паперова версія стає непотрібною і зберігатиметься у працівника або вестиметься паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Відповідно до ст. 48 КзпПр України з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а обов’язок роботодавця вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.

Коли працівник може забрати свою трудову книжку?

Державна служба України з питань праці у своїх роз’ясненнях від 17.06.2021 вказує, що “видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, підстав немає. Водночас немає підстав відмовити працівникові у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Така вимога бажана оформити у вигляді заяви”.

У разі видачі трудової книжки працівникові на його вимогу роботодавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової книжки. Робиться це на користь працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, виїхати, влаштуватися за терміновим трудовим договором за сумісництвом тощо. І краще, якщо трудова книжка буде на руках.

Але якщо працівник проти видачі руки трудової книжки, то роботодавець неспроможна її примусово видати.

Але у разі знищення трудової книжки через бойові дії працівник отримає чимало клопоту щодо відновлення даних при виході на пенсію, а роботодавець навряд чи понесе відповідальність, адже ми всі зараз живемо під час війни, що визнано форс-мажорною обставиною.