Проблемы с электронными трудовыми книжками: почему стаж могут «не увидеть»

Ключевые тезисы:

• Электронные трудовые книжки не разрешили проблему со стажем: даже после оцифровки возможны исчезновения данных, ошибки и требования дополнительных справок.
• Формальные неточности в трудовой (ошибки в ФИО, датах, записях) часто становятся причиной отказа в зачислении стажа, хотя суды в большинстве своем становятся на сторону работников.
• Чтобы не потерять стаж, необходимо предварительно проверить документы, сохранять подтверждение работы и не отказываться от бумажной трудовой книжки.

Раньше мы рассказывали, почему пожилых, работающих людей в стране все больше.

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж. И хотя государство перевело эти данные в электронный формат, проблем меньше не стало, пишет Kadroland.

С 10 июня 2021 года в Украине заработал электронный учет трудовой деятельности. Все записи постепенно переносят в государственный реестр. Завершить оцифровку планируют до 10 июня 2026 года.

Основные проблемы: что идет не так

1. “Исчезновение” электронных книг: иногда уже сформированная ЭТК просто исчезает из личного кабинета, такие случаи не единичны.
2. Человеческий фактор: даже если документы загружены, их проверяют люди. И здесь возникают классические проблемы:

• ошибки в имени или фамилии;
• отсутствие записей об изменении фамилии;
• неточные даты;
• исправление или разный цвет пасты;
• отсутствие нумерации записей.

Все это формально нарушает правила ведения трудовых книг и может стать причиной отказа.

3. Дополнительные справки: даже если вся информация уже есть в электронном кабинете, Пенсионный фонд может потребовать дополнительных подтверждений.

Что говорят суды: важные выводы

Судебная практика в Украине в основном на стороне людей. Ключевые позиции таковы:

• ответственность за правильность ведения трудовых книжек несет работодатель, а не работник;
• формальные ошибки не могут служить основанием для отказа в зачислении стажа;
• главное – сам факт работы, а не идеальность записей;
• при отсутствии записей стаж можно подтвердить другими документами (сведения о зарплате, приказах, справках).

Но даже выигранный суд – не гарантия. По данным правительства, количество судебных решений по пенсиям за 5 лет возросло более чем в 26 раз до сотен тысяч. И далеко не все они быстро выполняются. Общая задолженность составляет десятки миллиардов гривен.

Что делать уже сейчас: практические советы

Чтобы избежать проблем в будущем, следует действовать заранее.

Проверьте свою трудовую книжку: правильно ли записаны ФИО, есть ли все даты и подписи или четкие печати.

Соберите дополнительные документы: копии приказов о принятии/увольнении, справки с предприятий, архивные документы.

Не выбрасывайте бумажную трудовую: даже если все в электронном виде, бумажный документ может стать решающим.

Будет ли проще: что изменится

В апреле 2026 года принят законопроект, который должен изменить правила игры. Главное нововведение: если данные уже есть в государственных электронных реестрах – требовать дополнительных справок запрещено.

Также Пенсионный фонд обяжут:

• помогать людям в сборе документов;
• объяснять, как подтвердить стаж;
• в случае отказа четко информировать о дальнейших шагах.

Читайте также:

• Плюс 1038 гривен к пенсии: кому государство «доплатит за материнство» в 2026 году
• Перерасчет выплат работающим пенсионерам: новые зарплаты учтут не всем