Новости

Не потеряйте свой стаж: как оцифровать трудовую книжку самостоятельно (видео)

Уже сейчас мелькают новости о том, что в следующем году трудовая книжка перестанет быть основным документом для подтверждения стажа. А Пенсионный фонд будет принимать только электронные документы.

Сегодня мы разберем:

Зачем вообще нужна электронная трудовая книжка?
Как можно будет подтвердить свой стаж с 2026 года?
Как зацифровать свою трудовую книжку онлайн?
Действительно ли можно потерять стаж, если не зацифровать документы о трудовой деятельности?

Ранее мы рассказывали, какие годы не зачислят в стаж в 2025 году.

Электронная трудовая книжка – почему она нужна

В действительности долгое время бумажная трудовая книжка была основным документом, подтверждающим стаж. Но Закон Украины № 1217-IX от 05.02.2021 внес изменения в законодательство и перевел учет трудовой деятельности в электронную форму. Главная цель – создать единый Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины, который будет содержать полную информацию о трудовом стаже каждого работника.

И вот крайний срок для оцифровки всех бумажных трудовых книжек определен – это 10 июня 2026 года. После этого доказать свой трудовой стаж можно будет только по данным, внесенным в Реестр. А до этого времени каждому гражданину Украины рекомендуется перевести свою трудовую книжку в цифровой формат.

И вот здесь ключевое слово – рекомендуется. Ибо хотя основной учет будет вестись именно в электронном виде, бумажные книги не потеряют свою юридическую силу.

Итак, сохраняйте покой! Если до 10 июня 2026 не оцифровать свою трудовую книжку, то никаких страшных последствий сразу не будет. Этот термин – просто конечная дата для внесения данных в Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда самими работодателями. То есть, после 10 июня данные будут вноситься только на основании электронных записей.

Со всем тем вы все равно сможете самостоятельно оцифровать свою трудовую книжку, если загрузите скан-копии через портал электронных услуг Пенсионного фонда.

Однако, конечно, чтобы избежать лишних хлопот в будущем, лучше не ждать ажиотажа и сделать это заранее.

Электронная трудовая книжка – часто задаваемые вопросы

Перед тем как предоставить полную инструкцию – как зацифровать трудовую книжку, отвечу на три наиболее распространенных вопроса на эту тему.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после оцифровки? Да, лучше ее хранить, поскольку – поди знай – она еще может понадобиться для подтверждения каких-либо данных или в случае противоречивых ситуаций.
Что делать, если в трудовой книжке есть неточности? Вот здесь следует не откладывать в длинный ящик, а немедленно обратиться в Пенсионный фонд с документами, подтверждающими трудовую деятельность и исправить ошибки.
Может ли работодатель отказаться принимать бумажную трудовую книжку после 10 июня 2026 года? После этой даты работодатели должны будут вносить информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Реестр застрахованных лиц исключительно в электронной форме. Но вы можете вести также бумажную трудовую книжку. По вашему желанию вам должны ее выдать в течение 5 дней, но с тех пор работодатель не будет обязан хранить ее у себя.

Как сделать электронную трудовую книжку – пошаговая инструкция

Итак, сейчас зацифровать трудовую книжку можно двумя способами:

Во-первых, самый простой вариант, если вы еще работаете – сделать это с помощью работодателя. Просто передайте свою трудовую книжку в отдел кадров. Там кадровики сделают скан-копии и сами загрузят их на портал Пенсионного фонда.
Во-вторых, если вы уже вышли на пенсию или есть ФЛП или сейчас не работаете официально, всегда это можно сделать самостоятельно.

Вообще, сам процесс зацифровки данных о трудовой деятельности довольно прост и достаточно быстр. Но к нему нужно заранее подготовиться и сделать сканированные копии бумажных документов о стаже.

Необходимо засканировать в цветовом формате каждую страницу трудовой книжки – отдельно как JPG-файл или сделать полный документ со всеми страницами трудовой книжки в виде PDF-файла. Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

Это можно сделать с помощью сканера или смартфона с хорошей камерой. Или просто отнести документы в цифровое бюро, которых много в каждом городе.

Обратите внимание! Надо сделать скан-копии из всех заполненных страниц разделов:

Сведения о работе,
Сведения о награждении,
Сведения о поощрении,
и вкладки оригинала трудовой книжки.

Помните – это очень важно – бумажная трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с требованиями Инструкции, утвержденной правительством еще в 1993 году.
Ну, и, наконец, сам процесс – как зацифровать трудовую книжку, шаг за шагом:

Шаг 1. Заходим на официальный портал Пенсионного фонда Украины.

Шаг 2. Теперь нужно авторизоваться. Это можно сделать с помощью электронной подписи КЭП, через Bank ID или с помощью «Дия. Подпись».

Шаг 3. Теперь входим в раздел «Сведения о трудовых отношениях (трудовая книжка)», не перепутайте – здесь немного выше похож по названию раздел. Некоторые поля могут быть заполнены автоматически. Добавляем информацию, которой не хватает и жмем Продолжить.
Шаг 4. Если нужно, жмем Добавить запись, заполняем необходимые данные в форме и сохраняем их.
Шаг 5. Загружаем скан-копии документов, подтверждающих трудовую деятельность.
Шаг 6. Жмем Подписать и отправить ПФУ.

Еще раз напомню – важно, чтобы копии документов были цветными. Также следует их загружать в хронологическом порядке – от начала трудовой деятельности до последней записи.

Кроме самой трудовой книжки, для полноценного учета стажа могут потребоваться сканы других документов, влияющих на пенсионные начисления. Например,

дипломы по образованию,
свидетельство о рождении ребенка – для женщин, потому что это влияет на стаж,
военный билет и т.д.

После того как вы все скачали, специалисты Пенсионного фонда проверят и перенесут данные в электронный реестр. А вы получите уведомление о том, что процесс завершен. Кроме того, результат обработки всегда можно проверить в режиме просмотра ваших обращений.

Позаботьтесь о своем будущем уже сейчас, чтобы избежать потери ценных данных и значительно упростить начисление или перерасчет пенсии. Сохраняйте спокойствие, ведь он крайне нужен в наши непростые времена, и самое главное – берегите себя и своих близких.

Больше – в нашем новом видео.

Вас также могут заинтересовать новости: