Распечатанный электронный документ: когда имеет юридическую силу, а когда — нет

Ключевые тезисы:

• Распечатанная на бумаге копия электронного документа юридически не является его оригиналом — юридическую силу имеет только сам электронный экземпляр с обязательными реквизитами.
• Создание электронного документа официально завершается моментом наложения электронной подписи или специальной электронной печати.
• Если автор создавал одновременно электронный и бумажный документы с идентичным содержанием, оба они приобретают статус оригиналов.
• Законом прямо запрещено использовать электронные документы в качестве оригиналов для ряда бумаг, в частности свидетельств о праве на наследство.

Также читают: В «Дії» появилось более 40 новых услуг: какие выплаты, документы и сервисы уже доступны

Когда электронный документ считается оригиналом

Как отмечают налоговики, согласно статье 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» №851-IV, электронным признается документ, данные в котором зафиксированы в виде цифровой информации. Его можно сохранять, пересылать и выводить на экран или бумагу для удобного чтения человеком.

Оригиналом электронного документа считается тот экземпляр, который содержит все необходимые реквизиты, главным из которых является электронная подпись автора (либо приравненная к собственноручной). Если файл пересылали нескольким адресатам или копировали на разные носители, каждый из таких электронных экземпляров законодательно признается равноценным оригиналом.

В то же время цифровая система должна гарантировать возможность проверить целостность и подлинность файла. Распечатка может использоваться для визуального ознакомления, но сама по себе она не заменяет цифровой оригинал.

Какие документы не могут быть электронными оригиналами

Закон №851-IV устанавливает четкие исключения. Электронный документ не может применяться в качестве оригинала в следующих случаях:

• для свидетельств о праве на наследство;
• для документов, которые по законам Украины должны существовать исключительно в единственном бумажном или оригинальном экземпляре (если нет централизованного государственного хранилища таких файлов);
• в других предусмотренных законодательством ситуациях.

В Налоговой службе подчеркивают: определяющими для признания документа являются форма его создания, наличие действительной электронной подписи и техническая возможность подтвердить его подлинность. Наличие только бумажной распечатки без цифровой основы не дает оснований для принятия документа к учету.

Читают сейчас:

• Для водителей с правами, выданными до 2013 года, сделали важное уточнение
• Не только для перелетов: 3 причины включать авиарежим на телефоне ежедневно