Кому нужно оцифровать трудовую книжку в первую очередь и когда понадобятся свидетели для подтверждения стажа

Ключевые тезисы

• Оцифровка в первую очередь необходима тем, кто работал до 1 января 2004 года.
• Подать скан-копии может как сам работник, так и его работодатель через веб-портал ПФУ.
• В случае уничтожения книжки из-за войны стаж можно подтвердить с помощью свидетелей или архивных справок.
• Официальный переходный период длится до 10 июня 2026 года, однако возможность оцифровки останется и позже.

Также интересно: Проблемы с электронными трудовыми книжками: почему стаж могут «не увидеть»

Кому и зачем нужно переходить на «цифру»

Как отмечает заместитель главы правления ПФУ Ирина Ковпашко в интервью РБК-Украина, электронная трудовая книжка — это прежде всего страховка от потери или повреждения бумажного документа. Особое внимание на оцифровку следует обратить гражданам, начавшим трудовой путь до 2004 года. Данные о работе после этой даты уже содержатся в реестрах благодаря уплате страховых взносов, а вот более старые записи требуют ручного переноса в систему.

Как подать и проверить документы

Загрузить скан-копии можно самостоятельно через личный кабинет на портале portal.pfu.gov.ua. Для проверки статуса оцифровки необходимо зайти в раздел «Электронная трудовая книжка». Там доступны две вкладки: «Скан-копии», где отображаются загруженные файлы, и «Оцифрованная ЭТК», где можно увидеть уже обработанный результат. Возможно, ваш работодатель уже сделал это; в таком случае данные будут видны в электронном кабинете.

Особенности подтверждения стажа для ФОП

Для предпринимателей стаж после 1 января 2004 года исчисляется автоматически на основе Реестра ПФУ. Если деятельность велась ранее, для подтверждения подойдут:

• Квитанции и платежные поручения об уплате взносов.
• Свидетельства об уплате единого налога.
• Специальные торговые патенты.

Что делать, если трудовая книжка уничтожена

Если документы остались на оккупированных территориях или были уничтожены во время боевых действий, закон предусматривает альтернативные способы. Кроме выписок из приказов или лицевых счетов, разрешается привлечение не менее двух свидетелей. Это должны быть ваши сотрудники в спорный период с собственными документами, которые подтверждают работу на предприятии.

Накажут ли за несоблюдение срока 10 июня

Пенсионный фонд продолжит принимать и обрабатывать сканированные копии трудовых книжек и после 10 июня. Подать документы для учета стажа можно будет в любое удобное время.

Оцифровка трудовой книжки является важным шагом для автоматического назначения пенсии в будущем. Несмотря на наличие процедур подтверждения стажа через свидетелей или справки, наличие цифровой копии надежно защищает права работника от любых форс-мажорных обстоятельств.

Читают сейчас:

• Стаж будут подтверждать по-новому: принят закон относительно трудовых книжек
• Не только трудовая книжка: какие еще документы придется оцифровать и почему