Без этого не начинайте: как подготовить документы к оцифровке трудовой книжки

Ключевые тезисы:

• Перед оцифровкой трудовой книжки обязательно следует провести аудит: проверить правильность личных данных, подписей, печатей и корректность всех записей без сокращений и ошибок.
• Все записи о принятии, переводе и увольнении должны содержать полные реквизиты (даты, названия предприятий, должности, приказы) и соответствовать требованиям законодательства.
• К электронной трудовой книжке можно добавлять дополнительные документы, а проверить результат оцифровки можно через сервисы Пенсионного фонда Украины.

Раньше мы рассказывали о дедлайне 10 июня: сгорит ли ваш стаж и кому срочно нужно оцифровать трудовую (видео).

Главное управление Пенсионного фонда Украины в Винницкой области дает советы, с чего начать подготовку к оцифровке трудовой.

Первый шаг – аудит трудовой книжки. Перед сканированием убедитесь, что все записи внесены правильно, без сокращений и неточностей. Особое внимание следует уделить титульной странице: фамилия, имя и отчество должны быть указаны полностью. Если фамилия менялась, предварительная запись должна быть аккуратно зачеркнута, а новая внесена со ссылкой на документ-основу, его номер и дату.

Не менее важно проверить наличие подписей – как собственника, так и ответственного лица предприятия – а также печати учреждения.

Проверка записей о работе

Раздел со сведениями о трудовой деятельности также требует тщательного просмотра. В каждой записи должны быть:

• точная дата принятия или увольнения;
• полное название предприятия;
• название должности;
• реквизиты приказа (номер и дата).

Если компания изменяла название, то это должно быть отдельно зафиксировано с указанием соответствующего документа. Записи об увольнении должны соответствовать формулировкам законодательства и быть заверены печатью.

Какие документы можно оцифровать

Для формирования электронной трудовой книги подходят не только записи из основного документа. В систему кроме трудовой книги можно добавить:

• документы по образованию;
• военный билет;
• свидетельство о рождении ребенка (актуально для женщин);
• трудовые договоры;
• справки о стаже при отсутствии трудовой книжки.

Это позволяет максимально полно отразить трудовую деятельность.

Где проверить электронную версию

После загрузки документов данные становятся доступны онлайн. Посмотреть свою электронную трудовую книжку можно:

• в личном кабинете на портале Пенсионного фонда Украины;
• в мобильном приложении Пенсионного фонда.

В разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются как внесенные данные, так и сканкопии документов, на основе которых сформированы записи.

Почему это важно

Качественно подготовленные и проверенные документы являются залогом того, что ваш страховой стаж будет учтен корректно. Ошибки или неточности могут привести к задержкам в назначении пенсии или необходимости дополнительных проверок. Потому лучше потратить чуть больше времени на аудит, чем позже исправлять недочеты.

Читайте также:

• Без записей в трудовой книжке: Рада упростила процедуру подтверждения стажа
• Эти 6 ошибок в трудовой книжке могут оставить вас без стажа: проверьте записи уже сегодня