Представьте ситуацию – вы за границей. Вам срочно нужно оформить социальную помощь или продлить выплату украинской пенсии. Вы приносите документы, а вам говорят: «Мы не можем их принять, потому что апостиль на документах недействителен». И вы остаетесь без денег в чужой стране. Неприятно? Это мягко сказано.
Ранее мы рассказывали, что часть загранпаспортов признали недействительными: кому нужно заменить документ.
С 1 февраля 2026 года Украина полностью изменила правила игры в сфере легализации документов.
Старые правила отменены. Вступает в силу абсолютно новый Порядок, утверждённый Минюстом.
И эти изменения — они не просто «косметические». Это фактически тектонический сдвиг.
Потому что меняется почти всё:
- во-первых — цена — и она вам не понравится;
- меняется отношение к старым документам. Зеленую «книжечку» из СССР, свидетельство о рождении, можно условно выбрасывать на мусорник, так как ставить апостиль на неё, скорее всего, откажутся.
Сегодня мы разложим все эти изменения по полочкам:
- Кому и на каких документах нужен апостиль?
- Сколько придётся потратить на легализацию документов?
- И почему нельзя ламинировать документы?
Что такое «электронный апостиль» и зачем он нужен
Начнём с основ.
1 февраля 2026 года вступил в силу Приказ Министерства юстиции № 3177/5. Этот документ отменил старые порядки, действовавшие с 2015 года.
Главная новость: Украина перешла на Электронный реестр апостилей (ЭРА).
Электронный реестр апостилей ЭРА
Раньше было так: чиновник ставил штампы, расписывался и где-то в журнале делал запись ручкой. Конечно, это был огромный простор для махинаций. Штамп можно было поставить «задним числом», по желанию, возможно даже подделать подпись.
Теперь – всё. Лазейка закрыта.
С 1 февраля процесс выглядит так:
- Вы приносите документ.
- Чиновник вносит данные в компьютерную систему.
- Система сама проверяет образцы подписей судей или нотариусов, так как все они уже есть в цифровой базе.
- Если всё в порядке, система генерирует уникальный номер и QR-код.
Почему это важно для юристов понятно, но зачем это обычным людям?
Главное — безопасность и скорость. Раньше, если иностранный чиновник сомневался в документе, он писал бумажный запрос в Украину. А вам оставалось лишь ждать, иногда — месяцами. Теперь немецкий, польский или итальянский чиновник просто наводит сканер на QR-код на вашем апостиле и мгновенно попадает на сайт Минюста Украины. Там он видит: «Да, этот документ подлинный, выдан Дмитрию Петренко». Всё! На всё — минута-две.
Правило «трёх дней»
Ещё одна важная новость: новый порядок вводит жёсткий регламент. Срок рассмотрения вашей заявки — не более 3 рабочих дней.
Это означает, что таймер включается автоматически с момента регистрации заявки в системе. Чиновник уже не может положить вашу бумагу «в стол» и сказать «приходите через неделю». Система будет сигнализировать красным, если он пропустит дедлайн. Поэтому, если вы планируете поездку, можно точно рассчитать время: подали в понедельник — в четверг гарантированно получите результат — либо штамп, либо официальное уведомление об отказе, если есть проблемы с документом.
Сколько стоит апостиль
Ранее госпошлина за один апостиль составляла всего 51 грн, то есть три необлагаемых минимума доходов граждан. Но теперь государство привязало стоимость к прожиточному минимуму, поэтому цена будет расти ежегодно автоматически вместе с социальными стандартами.
Считаем. Прожиточный минимум для трудоспособных на 1 января 2026 года — 3 328 грн. Формула для физических лиц:
3 328 грн × коэффициент 0,2 = 665,6 грн
По правилам округления официальная цена штампа — 670 грн. И это стоимость одного документа.
Подтверждение, что вы живы: как не потерять пенсию
Этот блок — особенно важен для тех, кто уже за границей и получает там пенсию. Вы знаете, что Пенсионные фонды очень любят проверять, жив ли человек, которому они платят деньги.
Наш ПФУ — не исключение, он уже «навёл нервы» многим пенсионерам своей идентификацией.
За границей тоже есть аналогичная процедура, называемая Proof of Life или «Подтверждение факта, что лицо живо». Раньше, например, в Финляндии местный орган Kela сам делал запросы. Теперь требуют справку от нас.
Как сделать это по новым правилам, чтобы не потерять выплаты?
Алгоритм:
- Идёте к нотариусу или консулу, если уже за границей.
- Он проверяет паспорт и выдаёт специальный бланк: «Я, нотариус такой-то, удостоверяю, что госпожа Оксана жива».
- И тут внимание! Этот документ для иностранцев — ничто без апостиля.
- Нужно поставить апостиль именно на это удостоверение.
Хорошая новость: благодаря Электронному реестру, украинский нотариус может сразу внести данные в систему, что ускоряет процесс. Но есть нюанс: если справка сделана у иностранного нотариуса, например немецкого, апостиль ставится в Германии! Украина не может апостилировать документы, выданные чужими нотариусами. Если делаете это в консульстве — апостиль не нужен, так как консульские документы принимаются особым образом. Но лучше уточнить нюансы в стране подачи.
Главное — не пропустить сроки. Если фонд требует подтверждение до 1 марта, а вы приносите апостиль 5 марта — пенсию приостановят. И восстанавливать её — настоящее испытание.
Ловушка «зелёных книжечек» и ламинации
Теперь о документах, выданных до эпохи полной цифровизации.
У большинства из нас где-то лежит старая зелёная книжечка — свидетельство о рождении. Возможно, она даже в хорошем состоянии, но! По новому Порядку апостиля на оригиналы документов, выданные до 1991 года — а иногда и до 2003 года — апостиль часто не ставят.
Почему? Старые бланки не соответствуют современным стандартам. Часто печать не видна, чернила выцвели, бумага рассыпается. Ни один эксперт Минюста не возьмёт на себя ответственность подтвердить такой документ.
Что делать?
Не паниковать. Выход есть, но он требует времени.
- Идёте в любой ЗАГС на территории Украины. Сейчас неважно, где прописаны.
- Пишете заявление на выдачу дубликата.
- Платите госпошлину.
- Вам выдают новый документ современного образца.
- На него ставите электронный апостиль.
И ещё… Если вы когда-то решили лучше сохранить документ и запечатали его в пластик — увы, вы его испортили. На ламинированный документ поставить апостиль невозможно. Эксперт не может проверить бумагу, печать под пленкой. Такие документы придётся менять на дубликаты. Даже не пытайтесь подавать — гарантированно получите отказ и потратите время зря.
Так что проведите ревизию своих документов уже сейчас. Лучше сделать дубликат заранее, чем паниковать за день до поездки.
О том, как выглядит апостиль и как не попасть на подделку — в нашем новом видео.
Читайте также:
