Когда могут отказать в оцифровке трудовой книжки

Ключевые тезисы:

• Отказ в оцифровке трудовой книжки чаще всего связан с техническими ошибками или неправильно оформленными сканами.
• Даже мелкие неточности в электронном заявлении могут стать основанием для отмены обращения из-за автоматической проверки данных.

Основные причины отказа в оцифровке трудовой книжки

1. Ошибки при сканировании документов

Одним из наиболее распространенных оснований для отказа являются технические недостатки скан-копий. В частности, ПФУ не принимает документы, если:

• отсканированные страницы не принадлежат конкретному заявителю;
• файлы созданы из ксерокопий, а не из оригинала трудовой книжки;
• сканирование выполнено в черно-белом режиме вместо цветного;
• на изображениях отсутствуют или обрезаны ключевые реквизиты: даты, номера приказов, названия предприятий, подписи ответственных лиц или печати.

Больше об оцифровке трудовых книжек: Электронная трудовая вместо бумажной: могут ли украинцы потерять стаж – объясняет эксперт

Такие недостатки делают невозможным проверку достоверности записей о трудовом стаже.

2. Нарушение требований к оформлению трудовой книжки

Отказ возможен и из-за неправильного оформления самой трудовой книжки. Чаще проблемы возникают, когда:

• не добавлен ​​скан титульной страницы;
• отсутствует подпись владельца трудовой книжки;
• нет записи об изменении фамилии, имени или отчества;
• на страницах с записями нет печати предприятия или подписи уполномоченного лица.

Такие нарушения подвергают сомнению юридическую силу записей.

3. Ошибки в электронном обращении

Еще одна причина отказа — некорректно заполненные данные при подаче заявления онлайн. Даже незначительные разногласия в:

• личных данных;
• серии и номер документа;
• датах принятия или увольнения с работы

может привести к блокированию обращения. Это связано с автоматической проверкой: если информация в заявлении не совпадает со скан-копиями, система не пропускает документы дальше.

Читайте также:

• Крайний срок оцифровки трудовых книжек могут перенести: на когда и почему
• Как быстро проверить данные трудовой книжки после оцифровки