Может ли жена оцифровать трудовую книжку за мужа: разъяснение юриста

Ключевые тезисы:

• Предоставить данные для оцифровки трудовой книжки может только ее владелец, ведь представление требует личной авторизации через КЭП, Дію или BankID.
• Технически помочь со сканированием может любой, но официальная загрузка документов возможна только с использованием личной электронной подписи владельца.
• Другое лицо может подать документы только по доверенности, оформленной в консульстве или у нотариуса; передача КЭП и пароля третьим лицам незаконна.

Раньше мы рассказывали, как сделать сканкопию трудовой книжки, чтобы ее принял Пенсионный фонд Украины.

Иногда возникает необходимость поручить другому лицу оцифровать трудовую книжку, например муж может доверить это дело жене. Можно ли так поступать, объяснила юрист компании «Максим Боярчуков и Партнеры» Ирина Заквацкая, пишут Факты.

Кто имеет право подавать данные на оцифровку

Перенос информации из бумажной трудовой книжки в электронную форму происходит через личный кабинет на портале Пенсионного фонда — portal.pfu.gov.ua. Представить данные может только тот человек, которому принадлежит трудовая книжка. Для этого требуется авторизация одним из следующих способов:

• квалифицированная электронная подпись (КЭП);
• Дія;
• BankID.

После входа в кабинет пользователь загружает сканированные страницы книги и подписывает их своей электронной подписью.

Юрист отмечает: отсканировать страницы технически может любой, если владелец книги не возражает. Но официально подать документы способен только сам человек, ведь система не принимает файлы без его личной подписи.

Вход в электронный кабинет – это индивидуальная идентификация. Передача своих данных другому лицу или использование чужого КЭП считается нарушением правил защиты персональных данных.

Если жена за границей: может ли муж сделать это за нее

Муж не может самостоятельно подать документы, если у него нет официальных полномочий. Даже находясь за границей, владелица книги должна:

• зайти в свой кабинет на портале – если имеет КЭП или доступ к Дії или
• оформить доверенность на мужа или на другое лицо.

Передавать файлы КЭП и пароль третьим лицам – незаконно и опасно. Все действия, совершенные с такой подписью, будут иметь юридические последствия для владелицы.

Если человек временно не может подать документы лично, он имеет право уполномочить представителя. В доверенности следует прямо прописать, что представитель может подавать документы в Пенсионный фонд, в том числе и сканированные копии трудовой книжки.

Такую доверенность можно:

• удостоверить в украинском консульстве за границей;
• оформить у нотариуса в стране пребывания.

С этой доверенностью представитель подает бумажные документы в сервисном центре Пенсионного фонда.

Читайте также:

• Нужно ли работающему пенсионеру сканировать трудовую книжку, чтобы не потерять стаж
• Как быстро проверить данные трудовой книжки после оцифровки на портале ПФУ