Ключевые тезисы:
- Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной. В нем хранятся все данные о трудовой деятельности работника в Государственном реестре социального страхования, что обеспечивает надежность и доступность информации.
- Оцифровать трудовые книжки следует до 10 июня 2026 года. Переход к электронному формату упрощает оформление пенсий, защищает данные от потери и позволяет работникам контролировать свой стаж онлайн.
- После оцифровки бумажная книга остается у работника. Ее можно использовать и в дальнейшем для записей по требованию, но основные сведения будут храниться в цифровой системе Пенсионного фонда Украины.
Раньше мы рассказывали, что ждет украинских пенсионеров в 2026 году.
Главное управление Пенсионного фонда Украины в Хмельницкой области ответило на семь важных вопросов по оцифровке трудовых книжек.
-
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог обычной бумажной. Все данные о трудовой деятельности работника хранятся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Она постепенно заменяет бумажную форму учета стажа.
-
До какой даты следует перевести в электронный формат бумажные трудовые книжки? Зачем это делают?
Переходный период продолжается по 10 июня 2026 года. Он установлен Законом Украины №1217-IX от 5 февраля 2021 года. То есть у работников и работодателей было пять лет, чтобы полностью оцифровать данные. Цели:
- защита информации: оцифровка гарантирует сохранение сведений о трудовом стаже, даже если бумажный документ потерян или поврежден;
- упрощение процедур: после перевода книг в цифровой формат пенсии будут начисляться автоматически без подачи дополнительных документов;
- предотвращение потери стажа: данные, внесенные в электронный реестр, не потеряются, а это важно для правильного расчета пенсии;
- прозрачность и доступность: все сведения о стаже можно просмотреть в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины;
- оптимизация документооборота: после оцифровки бумажные книги возвращаются работникам, а работодатели освобождаются от обязанности их хранить.
-
Что делать с бумажной трудовой книжкой после оцифровки?
Когда Пенсионный фонд внесет данные в электронную систему, работодатель возвращает работнику бумажную книжку под подпись. Работник может сверить информацию в онлайн-кабинете с бумажными записями. Если обнаружены неточности, нужно обратиться в органы ПФУ для уточнения.
По желанию работника работодатель и дальше может делать записи в бумажной трудовой книжке — о принятии на работу, переводе, увольнении или поощрении.
-
Если трудовую книжку не оцифруют до 10 июня 2026?
После завершения переходного периода страховой стаж будет определяться по данным электронного реестра. Если сведения о периодах еще не внесены, стаж будет подтверждаться бумажной книжкой, которую заявитель представляет при оформлении пенсии. То есть данные не исчезнут, но их проверка может занять больше времени.
-
Какие данные вносятся в электронную трудовую книжку?
В электронную трудовую книжку вносятся все сведения, подтверждающие страховой стаж. Это не только записи из трудовой книжки, но и информация с других документов:
- трудовых договоров,
- военного билета,
- дипломов об обучении,
- свидетельства о рождении ребенка (для женщин),
- справки о подтверждении стажа и т.д.
Всё это регламентирует Постановление Кабинета Министров Украины №637 от 12 августа 1993 года.
-
Кто и как может внести данные?
Данные для электронной трудовой книжки могут подать:
- работник – самостоятельно через вебпортал ПФУ или в ближайшем сервисном центре Фонда;
- работодатель – через электронный кабинет страхователя.
Предоставление сведений осуществляется в электронной форме с наложением квалифицированной электронной подписи. Порядок описан в постановлении правления ПФУ от 12 марта 2021 №11-1 (с изменениями).
-
Как проверить, оцифрована ли уже ваша трудовая книжка?
Зайдите в свой кабинет на вебпортале ПФУ и откройте раздел «Электронная трудовая книжка / Данные ЭТК / Отцифрованная ЭТК».
Здесь отображаются все записи о трудовой деятельности.
Читайте также:
