Электронная трудовая вместо бумажной: могут ли украинцы потерять стаж – объясняет эксперт

Ключевые тезисы:

• Неоцифрованная трудовая книжка не означает потерю стажа, но электронный формат значительно уменьшает риски в будущем.
• Основные проблемы с оцифровкой возникают из-за технических ошибок, а не из-за отсутствия стажа.

Читайте также: Страховой стаж в безопасности: в Гоструде назвали ключевое условие по трудовым книжкам

На эти и другие актуальные вопросы отвечает инспектор по кадрам Татьяна Дейко, объясняя позицию Пенсионного фонда Украины и практические нюансы, с которыми уже сталкиваются граждане.

– Татьяна, прежде всего, назовите окончательную дату, до которой нужно оцифровать трудовую книжку?

– Трудовые книжки должны быть оцифрованы до 10 июня 2026 года. Отмечу, что на сайте Верховной Рады зарегистрирован законопроект, согласно которому предусмотрено продление срока оцифровки трудовых книжек на период действия военного положения и три года после его прекращения или отмены. Однако это только предложения изменений, дата оцифровки не изменилась.

– Что будет, если не оцифровать вовремя, пропадет ли стаж?

– В Пенсионном фонде отмечают, что отсутствие оцифрованной копии трудовой книжки не приведет к потере стажа. Работа до 2004 года и дальше засчитывается на основании бумажных документов. Данные после 2004 автоматически учитываются в государственном реестре. Тем не менее, своевременная оцифровка трудовой книжки может оградить страховой стаж от потерь. Ведь бумажные книжки можно потерять, повредить. Электронная версия хранится в государственных реестрах и автоматически интегрируется с системой Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

– Если человек временно не работает, кто должен оцифровать трудовую?

– Он это может сделать самостоятельно, обратившись в ПФУ.

– Платная оцифровка?

– Нет.

– Когда могут отказать в оцифровке?

– ПФУ называет три основных причины для отказа в оцифровке. Во-первых, технические ошибки при сканировании документов. В частности, речь идет о ситуациях, когда:

• сканированные страницы не принадлежат заявителю;
• копии сделаны не из оригинала трудовой книжки, а из ее ксерокопий или других неофициальных источников;
• использовался черно-белый формат вместо цветного;
• на сканах обрезаны важные реквизиты — даты, номера приказов, названия предприятий, подписи или печати.

Во-вторых, нарушение требований к оформлению самой трудовой книжки. Например:

• отсутствие скан-копии титульной страницы;
• нет подписи владельца трудовой книжки или записи об изменении фамилии, имени или отчества;
• отсутствие печати организации или подписи ответственного лица на страницах с записями.

В-третьих, некорректные данные обращения: ошибки в электронных данных, которые указывает заявитель при заполнении обращения. Даже незначительные неточности в личных данных, серии документа, датах или других реквизитах могут стать причиной отмены. Это связано с тем, что система автоматически сверяет информацию, и при разногласиях с данными в скан-копиях обращение блокируется.

– Если человек находится за границей, куда ему обращаться?

– Подать трудовую книжку на оцифровку можно онлайн, в частности, находясь за границей. Для этого нужно отсканировать все страницы трудовой книжки, на которые были внесены записи.

Скан- копии должны отвечать следующим требованиям:

• изготовлены в цветном формате из оригиналов документов;
• иметь четкие изображения полных страниц и состава текста, его реквизитов – название, серия и номер, дата выдачи, печати, подписи, фамилия, имя и отчество владельца;
• сохранены в форматах JPG или PDF;
• размер каждого файла не должен превышать 1 МБ;
• рекомендуемое качество сканирования составляет 300 dpi.

ПФУ обеспечивает доступ к сервисам на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины с дружественных территорий нашей страны государств.

– Если при оцифровке увидел ошибку, а предприятие в оккупации или разрушено?

– Если в трудовой книжке есть ошибки или неточности, их нужно исправить перед тем, как подавать данные для оцифровки. Если предприятие разрушено, нужно искать подтверждающие документы (справки, выписки из приказов), обращаться в архив. Если предприятие ликвидировано, также следует обратиться в архив или правопреемник с просьбой предоставить соответствующие документы.

Если трудовая книжка потеряна, обратитесь к новому работодателю для получения дубликата.

– Как оцифровать трудовую книжку, если человек находится на оккупированной территории?

– Основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка. Если в ней есть исправления или недостоверные или неточные записи о периодах работы до января 2004 года – подтверждением периодов работы на временно оккупированной территории занимаются специальные комиссии. Эти комиссии созданы при главных управлениях Пенсионного фонда. Для подтверждения периодов работы на временно оккупированной территории заявитель (или его представитель по доверенности) представляет в любое территориальное подразделение ПФУ следующие документы:

• заявление о подтверждении стажа работы;
• трудовую книгу;
• другие документы, подтверждающие стаж (справки, выписки, приказы и т.п.).

В случае, если документы о стаже невозможно получить (например, предприятие или его правопреемник на оккупированной территории или в зоне боевых действий), стаж работы может быть подтвержден на основании показаний не менее двух свидетелей. Эти свидетели должны знать заявителя по совместной работе и иметь свои документы, подтверждающие их занятость на том же предприятии. Опрос находящихся в Украине свидетелей проводит ближайшее управление Пенсионного фонда по месту их проживания.

На основании собранных документов или показаний комиссия принимает решение подтвердить стаж или нет.

– Нужно ли оцифровывать трудовую пенсионерам, которые продолжают работать, и тем, кто уже окончательно вышел на пенсию?

– В данном случае оцифровывать трудовые книжки не нужно, поскольку работающим пенсионерам все данные об их стаже работы до момента назначения пенсии или проведения перерасчета пенсии как работающему пенсионеру (проводится через каждые два года работы) уже учтены при назначении пенсии.

При этом и пенсионеры, и лица, которые еще пенсию не получают, могут в любое время проверить оцифрована ли их трудовая книжка и все ли периоды трудовой деятельности учтены, в личном кабинете на портале электронных услуг ПФУ.

У вас есть вопросы относительно трудовой книжки?

Если у вас возникли вопросы записей в трудовой книжке, способов их исправления, оцифровки или подтверждения стажа — обращайтесь за консультацией:

• «горячая линия» ПФУ — 0(800)503-753 (звонки бесплатны);
• телефон Главного управления Государственной службы Украины по вопросам труда — (066)868-52-20.

 Вас также могут заинтересовать новости:

• Пенсии и соцвыплаты повышаются: что изменится для украинцев в 2026 году (видео)
• Пенсионеры теряют тысячи гривен из-за ошибок Пенсионного фонда: как действовать (видео)