Бумажная или электронная?
— Сейчас трудовая книжка существует и в бумажном, и в электронном виде. Так будет только до 10 июня 2026 года, отмечает Татьяна Дейко. – Дело в том, что 10 июня 2021 года в Украине официально стартовал переходный период на электронные трудовые книжки. С этого времени данные о работе будут храниться только в электронной формеи в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Электронная трудовая книжка формируется в этом реестре и доступна на портале Пенсионного фонда. Она состоит из:
- оцифрованной бумажной трудовой книжки или ее сканкопий;
- сообщений о приеме на работу;
- данных из зарплатных сведений.
Отмечу, что заботиться об оцифровке не нужно лицам, которым уже начислено пенсионное обеспечение.
Как оцифровать трудовую книжку
— Для оцифровки остается чуть больше года, — рассказывает инспектор. – Оцифровкой может заниматься как работодатель, так и сам работник через личный кабинет на портале Пенсионного фонда или в отделении ПФУ.
После отправки отскановых копий бумажных трудовых книжек в ПФУ проводится детальный анализ записей, содержащихся в бумажной трудовой книжке, относительно возможных ошибок.
Если в ПФУ возникли замечания, то они поступают в ваш личный кабинет или кабинет работодателя, в зависимости от того, кто именно отправлял эти сведения на проработку. Эти замечания необходимо исправить.
Во избежание ошибок Пенсионный фонд рекомендует внимательно пересмотреть трудовую книжку перед подачей сканированных копий для оцифровки. Осмотреть титульную страницу (есть ли все записи, правильно ли указаны данные, есть ли печать и подпись).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: если в эти данные вносились исправления, то на внутренней стороне обложки обязательно должна быть информация о документе, на основании которого исправлена запись, его реквизиты, номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.
Все записи о приеме на работу и увольнении с работы должны иметь следующую информацию:
- даты начала (окончания) работы;
- полное наименование предприятия, организации или учреждения (в записи о приеме на работу);
- название должности или профессии;
- номера и даты приказов о принятии (увольнении).
Записи об увольнении должны быть заверены печатью (при наличии).
Что делать с ошибками?
Определенные трудности могут возникнуть, если были допущены ошибки при оформлении трудовой книжки.
Основные ошибки при оформлении титульной страницы:
- несоответствие персональных данных человека данным его паспорта;
- отсутствие личной подписи или печати предприятия, оформившего книгу;
- некорректная запись об изменении фамилии.
Исправить эти ошибки можно, обратившись с документом, удостоверяющим личность, в отдел кадров предприятия, где работаете сейчас.
Множество ошибок существует и в записях о работе:
- отсутствие даты или номеров приказов о принятии (переводе, увольнении) на работу;
- нечеткая печать предприятия или ее отсутствие;
- отсутствие записи о переименовании предприятия;
- некорректные исправления записей.
Исправить ошибки относительно записей с предыдущих мест работы, – отмечает Татьяна Дейко, – можно, обратившись к предприятию, которое допустило ошибку. В случае если предприятие не работает, необходимо обратиться в его правопреемник или в трудовой архив той местности, где располагалось предприятие.
В более сложных случаях, таких как: подтверждение стажа работы на временно оккупированных территориях или территориях, где ведутся активные боевые действия, следует обратиться за консультацией в ПФУ или адвоката по трудовому праву.
Изменения в связи с военным положением
Единственное существенное изменение в отношении трудовых книжек, связанное с введением военного положения, – возможность работника сохранять трудовую работником самостоятельно, но для этого следует написать заявление соответствующего содержания.
- Следует заметить, что, в общем, бумажная трудовая книжка может храниться на предприятии только в тех случаях, если работник был принят на работу до 10 июня 2021 года. Все, кто устраивается после этой даты, хранят свои бумажные книги самостоятельно, – рассказывает Татьяна Дейко.
При трудоустройстве в 2025 году работник только предоставляет бумажную трудовую книжку, работодатель ее проверяет и возвращает владельцу, не оставляя на предприятии.
Потеряли трудовую: что дальше?
— В случае потери трудовой книжки можно оформить ее дубликат на предприятии, где вы работаете на текущий момент или по последнему месту трудоустройства (если вы не работаете), обратившись с соответствующим заявлением.
Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки могут быть: потеря трудовой книжки, ее непригодность для дальнейших записей или отсутствие доступа к трудовой книжке работника в результате чрезвычайной ситуации, проведение активных боевых действий (временной оккупации территории), где работало лицо.
- Работник, потерявший трудовую книжку (вложишь в нее), обязан немедленно заявить об этом по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае усложнения – в другие сроки, собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы, – отмечает Татьяна Дейко. – Если трудовая книжка работника пришла в негодность (обгорела, разорвалась, загрязнилась и т.п.), то на первой странице такой трудовой необходимо сделать надпись: «Вместо выдан дубликат». Только после этого работнику выдают дубликат трудовой книжки.
Для выдачи дубликата необходимо собрать справки, подтверждающие вашу предыдущую трудовую деятельность (обратившись к соответствующим предприятиям, их правопреемникам или к трудовым архивам).
Если доступ к трудовой книжке будет восстановлен, записи из дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делается надпись: «Дубликат аннулирован», которая удостоверяется печатью работодателя по последнему месту работы работника, а дубликат возвращается его владельцу.
Советы будущим пенсионерам
Не нужно ждать даты выхода на пенсию. Начните готовиться к этому уже сейчас. Обязательно проверьте вашу трудовую.
Обратитесь в сервисный центр ПФУ, кроме оцифровки вашей трудовой, вам также укажут на ее недостатки, таким образом на их исправление у вас будет больше времени.
Где помогут?
Если у вас возникают вопросы относительно сведений, записанных в трудовых книжках, вариантов их исправления и т.п., вы можете обратиться к указанным организациям:
- Пенсионный фонд Украины 0 (800) 503-753;
- Государственная служба Украины по вопросам труда (066) 868-52-20 (Главное управление)
Читайте также:
- Электронная трудовая книжка и стаж: появилось важное разъяснение — касается всех
- Пенсионер за границей. Как оформить пенсию, если трудовая книжка потеряна?
Ольга Магазинская
