Ключевые тезисы:
- Перед оцифровкой трудовой книжки обязательно следует провести аудит: проверить правильность личных данных, подписей, печатей и корректность всех записей без сокращений и ошибок.
- Все записи о принятии, переводе и увольнении должны содержать полные реквизиты (даты, названия предприятий, должности, приказы) и соответствовать требованиям законодательства.
- К электронной трудовой книжке можно добавлять дополнительные документы, а проверить результат оцифровки можно через сервисы Пенсионного фонда Украины.
Раньше мы рассказывали о дедлайне 10 июня: сгорит ли ваш стаж и кому срочно нужно оцифровать трудовую (видео).
Главное управление Пенсионного фонда Украины в Винницкой области дает советы, с чего начать подготовку к оцифровке трудовой.
Первый шаг – аудит трудовой книжки. Перед сканированием убедитесь, что все записи внесены правильно, без сокращений и неточностей. Особое внимание следует уделить титульной странице: фамилия, имя и отчество должны быть указаны полностью. Если фамилия менялась, предварительная запись должна быть аккуратно зачеркнута, а новая внесена со ссылкой на документ-основу, его номер и дату.
Не менее важно проверить наличие подписей – как собственника, так и ответственного лица предприятия – а также печати учреждения.
Проверка записей о работе
Раздел со сведениями о трудовой деятельности также требует тщательного просмотра. В каждой записи должны быть:
- точная дата принятия или увольнения;
- полное название предприятия;
- название должности;
- реквизиты приказа (номер и дата).
Если компания изменяла название, то это должно быть отдельно зафиксировано с указанием соответствующего документа. Записи об увольнении должны соответствовать формулировкам законодательства и быть заверены печатью.
Какие документы можно оцифровать
Для формирования электронной трудовой книги подходят не только записи из основного документа. В систему кроме трудовой книги можно добавить:
- документы по образованию;
- военный билет;
- свидетельство о рождении ребенка (актуально для женщин);
- трудовые договоры;
- справки о стаже при отсутствии трудовой книжки.
Это позволяет максимально полно отразить трудовую деятельность.
Где проверить электронную версию
После загрузки документов данные становятся доступны онлайн. Посмотреть свою электронную трудовую книжку можно:
- в личном кабинете на портале Пенсионного фонда Украины;
- в мобильном приложении Пенсионного фонда.
В разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются как внесенные данные, так и сканкопии документов, на основе которых сформированы записи.
Почему это важно
Качественно подготовленные и проверенные документы являются залогом того, что ваш страховой стаж будет учтен корректно. Ошибки или неточности могут привести к задержкам в назначении пенсии или необходимости дополнительных проверок. Потому лучше потратить чуть больше времени на аудит, чем позже исправлять недочеты.
Читайте также:
