Как сделать сканкопию трудовой книжки, чтобы ее принял Пенсионный фонд Украины

Ключевые тезисы:

• Сканкопии трудовых книг должны быть цветными, четкими и созданными из оригиналов. Формат изображения – JPG или PDF, разрешение 300 dpi, размер файла до 1 Мб.
• Подать сканкопии можно одним файлом или отдельными страницами, главное — придерживаться последовательности и допустимого размера. Если файл слишком велик, используйте приложения для уменьшения объема без потери качества.
• ПФУ принимает только сканы из оригиналов, а не ксерокопий, в правильном формате. Сканкопии подаются один раз – новые записи вносятся в электронную трудовую автоматически.

Раньше мы рассказывали, нужно ли работающему пенсионеру сканировать трудовую книжку.

Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы и советы, как все сделать правильно, дает экспертка по трудовому праву, кадровому и военному учету Яна Ярошенко, пишет Каdroland.

Какие требования к сканкопиям трудовой книжки?

Согласно пункту 5 Порядка № 11-1, сканированные копии должны быть:

• в цветном формате из оригиналов документов;
• содержать все страницы, в которые внесены записи, в хронологическом порядке;
• быть четкими и читабельными, с видимыми серией, номером и полями документа;
• разрешение – 300 dpi;
• формат изображения – JPG или PDF;
• размер каждого файла – до 1 Мб.

Подавать одним файлом или каждую страницу в отдельности?

Можно и так и так. Если вы подаете один файл, следите, чтобы он не превышал 1 Мб. При необходимости уменьшите размер в специальных программах, но следите, чтобы не потерять качество.

Если файл слишком «тяжелый», отсканируйте каждый разворот отдельно. Назовите файлы понятно: например, Yaroshenko_01, Yaroshenko_02.

Можно ли отсканировать ксерокопию трудовой книги?

Нет. Сканкопии принимаются только по оригиналам документов.

Что означает сообщение «Файл имеет неверный формат»?

ПФУ принимает только файлы в форматах JPG или PDF. Обратите внимание: система не распознает JPEG (с буквой «E»). Если вы видите такое расширение, конвертируйте файл в формат JPG.

Можно ли сканировать телефоном?

Да, можно. Требования к устройству не установлены. Главное – чтобы сканкопии отвечали техническим требованиям: цветовой формат, четкость, допустимый объем и правильное расширение файла.

Следует ли сканировать записи после 10.06.2021?

Да. Сканируем все страницы, заполненные к моменту представления, в том числе с записями после 10.06.2021. Дублирование данных не происходит – система обновляет сведения автоматически.

А если трудовая книжка заведена в 2024 году?

Также сканируем. Исключений нет.

Нужно ли сканировать пустые страницы?

Нет. Порядок № 11-1 требует сканировать только заполненные страницы — те, где есть записи о принятии, увольнении, наградах и т.д.

Нужно ли сканировать новые записи, если трудовую уже подавали?

Нет. Сканкопии трудовой книжки подаются один раз. Новые записи попадают в электронную трудовую автоматически.

Чем отличается сканирование от оцифровки?

Сканирование – это создание файлов трудовой книжки (изображений), которые вы посылаете на портал ПФУ. Специалисты фонда сами переносят данные в электронную систему.

Оцифровка – когда вы вносите все записи самостоятельно в электронную трудовую через кабинет страхователя или работника, добавляя сканы в качестве подтверждения.

Как понять, что сканкопия принята?

Когда в вашем кабинете на портале ПФУ появляется статус «Виконано», это означает, что сканкопии обработаны, а данные о трудовой деятельности актуализированы.

Проверьте вкладку «Повідомлення» – там могут быть уточнения или замечания.

Читайте также:

• Как быстро проверить данные трудовой книжки после оцифровки на портале ПФУ