Семь вопросов об оцифровке трудовых книжек — вы должны это знать, чтобы не потерять стаж

Ключевые тезисы:

• Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной. В нем хранятся все данные о трудовой деятельности работника в Государственном реестре социального страхования, что обеспечивает надежность и доступность информации.
• Оцифровать трудовые книжки следует до 10 июня 2026 года. Переход к электронному формату упрощает оформление пенсий, защищает данные от потери и позволяет работникам контролировать свой стаж онлайн.
• После оцифровки бумажная книга остается у работника. Ее можно использовать и в дальнейшем для записей по требованию, но основные сведения будут храниться в цифровой системе Пенсионного фонда Украины.

Раньше мы рассказывали, что ждет украинских пенсионеров в 2026 году.

Главное управление Пенсионного фонда Украины в Хмельницкой области ответило на семь важных вопросов по оцифровке трудовых книжек.

1. Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог обычной бумажной. Все данные о трудовой деятельности работника хранятся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Она постепенно заменяет бумажную форму учета стажа.

2. До какой даты следует перевести в электронный формат бумажные трудовые книжки? Зачем это делают?

Переходный период продолжается по 10 июня 2026 года. Он установлен Законом Украины №1217-IX от 5 февраля 2021 года. То есть у работников и работодателей было пять лет, чтобы полностью оцифровать данные. Цели:

• защита информации: оцифровка гарантирует сохранение сведений о трудовом стаже, даже если бумажный документ потерян или поврежден;
• упрощение процедур: после перевода книг в цифровой формат пенсии будут начисляться автоматически без подачи дополнительных документов;
• предотвращение потери стажа: данные, внесенные в электронный реестр, не потеряются, а это важно для правильного расчета пенсии;
• прозрачность и доступность: все сведения о стаже можно просмотреть в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины;
• оптимизация документооборота: после оцифровки бумажные книги возвращаются работникам, а работодатели освобождаются от обязанности их хранить.

3. Что делать с бумажной трудовой книжкой после оцифровки?

Когда Пенсионный фонд внесет данные в электронную систему, работодатель возвращает работнику бумажную книжку под подпись. Работник может сверить информацию в онлайн-кабинете с бумажными записями. Если обнаружены неточности, нужно обратиться в органы ПФУ для уточнения.

По желанию работника работодатель и дальше может делать записи в бумажной трудовой книжке — о принятии на работу, переводе, увольнении или поощрении.

4. Если трудовую книжку не оцифруют до 10 июня 2026?

После завершения переходного периода страховой стаж будет определяться по данным электронного реестра. Если сведения о периодах еще не внесены, стаж будет подтверждаться бумажной книжкой, которую заявитель представляет при оформлении пенсии. То есть данные не исчезнут, но их проверка может занять больше времени.

5. Какие данные вносятся в электронную трудовую книжку?

В электронную трудовую книжку вносятся все сведения, подтверждающие страховой стаж. Это не только записи из трудовой книжки, но и информация с других документов:

• трудовых договоров,
• военного билета,
• дипломов об обучении,
• свидетельства о рождении ребенка (для женщин),
• справки о подтверждении стажа и т.д.

Всё это регламентирует Постановление Кабинета Министров Украины №637 от 12 августа 1993 года.

6. Кто и как может внести данные?

Данные для электронной трудовой книжки могут подать:

• работник – самостоятельно через вебпортал ПФУ или в ближайшем сервисном центре Фонда;
• работодатель – через электронный кабинет страхователя.

Предоставление сведений осуществляется в электронной форме с наложением квалифицированной электронной подписи. Порядок описан в постановлении правления ПФУ от 12 марта 2021 №11-1 (с изменениями).

7. Как проверить, оцифрована ли уже ваша трудовая книжка?

Зайдите в свой кабинет на вебпортале ПФУ и откройте раздел «Электронная трудовая книжка / Данные ЭТК / Отцифрованная ЭТК».

Здесь отображаются все записи о трудовой деятельности.

Читайте также:

• Масштабный перерасчет пенсий в 2026 году: кому повысят, а кто останется без индексации
• Истекает срок оцифровки трудовых книжек: нужно ли это делать работающим пенсионерам