Кто несет ответственность за сохранность трудовых книжек во время войны – разъяснение юриста

В любой ситуации нужно действовать прежде всего по закону. Как именно — проконсультировал главный юрист Пятихатского бюро правовой помощи Валентин Косян.

Режим военного положения никаких особых условий хранения трудовых книжек работников не определяет. Изменений по данному поводу законодательство не содержит.

Трудовые книжки работников должны храниться на предприятии. Выдавать трудовую книжку нужно обязательно только в случае, если работник увольняется. Это предусматривает п. 3 постановления КМУ от 27.04.93 № 301.

Работник должен поставить подпись о получении трудовой книжки:

• в личной карточке (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656);

• в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Основание — пункт 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

Законом «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» предусмотрены новые правила учета трудовой деятельности работника с 10.06.2021 — введен электронный учет трудовой деятельности.

После того, как Пенсионный фонд завершит работы по включению сведений о трудовой деятельности работников в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. Данные работы должны быть произведены в течение 5 лет (до 10.06.2026).

Работодатель на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины вносит данные в разделе «Відомості про трудові відносини робітника» о наемном работнике и загружает сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, которые также подтверждают стаж (это могут быть также документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и т. п.). После подачи работодателем необходимых данных и загрузки документов Пенсионный фонд проводит проверку, и в случае отсутствия замечаний бумажная версия становится ненужной и будет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.

В соответствии со ст. 48 КЗоТ Украины с 10.06.2021 учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме, трудовая книжка хранится у работника, а обязанность работодателя вносить записи в трудовую книжку только по требованию работника.

Когда работник может забрать свою трудовую книжку?

Государственная служба Украины по вопросам труда в своих разъяснениях от 17.06.2021 указывает, что «выдавать работникам трудовые книжки, которые хранятся у работодателя, оснований нет. В то же время отсутствуют основания отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Такое требование желательно оформить в виде заявления».

В случае выдачи трудовой книжки работнику по его требованию работодатель снимает с себя ответственность за сохранение трудовой книжки. Делается это в интересах работника, который может из-за опасности изменить место проживания, выехать, устроиться по срочному трудовому договору по совместительству и т. п. И лучше, если трудовая книжка будет на руках.

Но если работник против выдачи на руки трудовой книжки, то работодатель не может ее принудительно выдать.

Но в случае уничтожения трудовой книжки из-за боевых действий работник получит немало хлопот по восстановлению данных при выходе на пенсию, а работодатель вряд ли понесет ответственность, ведь мы все сейчас живем во время войны, что признано форс-мажорным обстоятельством.